Buchhaltungssoftware für Steuerberater: Fibu-Module und KI-Vorsysteme im Vergleich

Wer nach Buchhaltungssoftware für Steuerberater sucht, sucht in der Regel nicht nach einem Programm, mit dem Mandanten ihre Belege selbst erfassen. Gemeint ist die Finanzbuchführung in der Kanzlei: der Bestand, in dem eure Mitarbeiter täglich Belege kontieren, offene Posten ausziffern und zum Zehnten die UStVA auf den Weg bringen. Bei DATEV, ADDISON, Agenda, Stotax, Simba und BMD ist die Fibu ein eigener Baustein, der sich mit weiteren Modulen kombinieren lässt. Einen separaten Listenpreis für die Fibu veröffentlichen die Hersteller im September 2026 allerdings nicht. Und genau deshalb funktioniert der Vergleich hier etwas anders als bei einem kompletten Kanzleipaket.

Gleichzeitig hat sich in den vergangenen Jahren eine zweite Kategorie etabliert: KI-Vorsysteme. Sie nehmen Belege entgegen, lesen sie aus, machen Kontierungsvorschläge und geben anschließend fertige Buchungsstapel an den eigentlichen Fibu-Kern weiter. Auf den ersten Blick klingt das ähnlich wie die Automatisierungsfunktionen der großen Kanzleilösungen – Belegerkennung, Buchungsvorschläge, Automatisierung. Dahinter stecken aber unterschiedliche Ansätze. Dieser Vergleich trennt deshalb beide Ebenen: Zuerst schauen wir auf die Fibu-Module der Kanzleilösungen, anschließend auf die Vorsysteme. Danach geht es um die Kriterien, die im täglichen Kanzleibetrieb tatsächlich einen Unterschied machen.

Zwei Schichten: Fibu-Kern und Vorsystem

Eine gute Möglichkeit, den Markt zu verstehen, ist eine einfache Frage: Wo entsteht der Buchungssatz – und wo wird er anschließend korrigiert? Im klassischen Modell passiert beides in der Kanzleisoftware selbst. Der Beleg kommt dort an, daraus entsteht ein Buchungsvorschlag, die Mitarbeiterin prüft ihn in derselben Oberfläche und am Ende landet alles direkt im Bestand. Genau nach diesem Prinzip arbeiten unter anderem DATEV Kanzlei-Rechnungswesen, ADDISON, Agenda, Stotax Kanzlei, hmd, Simba, BMD und Lexware neue Steuerkanzlei.

Die Unterschiede liegen dann vor allem darin, wie die jeweilige Software zu ihrem Buchungsvorschlag kommt. DATEV nutzt dafür unter anderem die Daten aus Unternehmen online und zuschaltbare Automatisierungsservices. Bei Stotax heißt der Ansatz KI-Buchhaltung, bei ADDISON steckt Machine Learning im Prozess Scannen-Buchen-Archivieren. hmd und Simba arbeiten unter anderem mit OCR und Lerndaten.

Vorsysteme setzen dagegen einen Schritt früher an. docunest, Finmatics und Tabula nehmen den Beleg in einer eigenen Oberfläche entgegen, lesen ihn aus, kontieren ihn und übergeben anschließend einen geprüften Stapel an DATEV. docunest kann das über den Buchungsdatenservice oder als EXTF-Datei tun. Tess verfolgt einen etwas anderen Ansatz: Der KI-Agent arbeitet direkt im DATEV-Bestand mit, statt eine eigene Buchungsmaske bereitzustellen.

Der eigentliche Fibu-Kern bleibt trotzdem notwendig. Jahresabschluss, E-Bilanz und Deklaration liegen dort. Bei docunest ist beispielsweise ausdrücklich vorgesehen, dass Jahresabschluss, Bilanz und E-Bilanz weiterhin in DATEV erstellt werden.

Für die Auswahl lässt sich daraus eine recht einfache Faustregel ableiten: Wenn ihr mit eurem Fibu-Kern grundsätzlich zufrieden seid, aber die Belegerfassung schneller und automatisierter machen wollt, schaut zuerst auf die zweite Tabelle. Wenn euch die eigentliche Fibu nicht mehr überzeugt, ist die erste Tabelle die wichtigere. Und wenn beides zur Diskussion steht, sollte zuerst der Kern feststehen. Schließlich übergeben docunest, Tabula und Tess an DATEV; nur Finmatics arbeitet zusätzlich mit BMD, Agenda, RZL, SAP und Microsoft Business Central.

Fibu-Module der Kanzleilösungen im Vergleich

Die folgende Tabelle zeigt, was die Hersteller im September 2026 auf ihren Produktseiten zur Finanzbuchführung angeben. Ergänzt sind die Antworten aus unserem Fragenkatalog, sofern ein Hersteller diesen beantwortet hat – bei hmd ist das der Fall. Die Reihenfolge ist alphabetisch. Preise nennen wir nur dort, wo sie tatsächlich veröffentlicht wurden.

Wenn ihr die Tabelle auf dem Smartphone anschaut: Dreht das Handy am besten ins Querformat, dann ist die Darstellung deutlich angenehmer.

Weitere Kanzleilösungen ohne veröffentlichte Fibu-Details haben wir nicht aufgenommen.

KI-Vorsysteme: Belegverarbeitung und Vorkontierung

In der zweiten Tabelle geht es um Vorsysteme, die speziell auf Steuerkanzleien ausgerichtet sind. Sie erzeugen Buchungsvorschläge für den Bestand der Kanzlei und übernehmen damit einen Teil der Arbeit, die sonst direkt in der Fibu erledigt wird. Programme wie Candis oder BuchhaltungsButler sind in diesem Zusammenhang zwar ebenfalls relevant, richten sich aber an Unternehmen und nicht an die Vorkontierung für den Kanzleibestand. Die folgenden Angaben stammen von den Herstellerseiten sowie aus unserem docunest-Interview und beziehen sich auf den Stand September 2026.

Auch hier gilt: Auf dem Smartphone am besten ins Querformat wechseln.

Die Fibu-Kriterien im Kanzleialltag

Auf dem Papier ähneln sich viele Fibu-Lösungen erstaunlich stark. Die Unterschiede werden meistens erst sichtbar, wenn die Sachbearbeiterin tatsächlich damit arbeitet – und beim Wechsel des Fibu-Kerns ohnehin. Deshalb lohnt sich ein Blick auf die Abläufe, die jeden Tag Zeit kosten.

Belegeingang und E-Rechnung

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen den Empfang einer E-Rechnung sicherstellen; für die Ausstellung gelten Übergangsfristen bis Ende 2027. Für die Fibu ist das grundsätzlich hilfreich: Ein strukturierter Datensatz muss nicht erst per OCR aus einem Bild herausgelesen werden. docunest und Simba können ZUGFeRD- und XRechnungen deshalb direkt übernehmen. Bei Scans und Fotos kommt dagegen weiterhin die Texterkennung ins Spiel. Auch ADDISON, BMD, hmd und Finmatics haben für E-Rechnungen eigene Verarbeitungswege. DATEV betreibt dafür eine eigene E-Rechnungsplattform. ADDISON verarbeitet E-Rechnungen auf derselben Plattform, auf der auch die Rechnungsschreibung für die Kanzlei liegt.

Bei Kassenbüchern sieht der Ablauf je nach System ebenfalls etwas anders aus. DATEV übernimmt sie über Kassenbuch online in Unternehmen online, hmd und Simba über das Web-Kassenbuch ihres Mandantenportals. Wirklich interessant wird es aber bei den Belegen, die nicht sauber strukturiert eintreffen: Kassenzettel, handschriftliche Trinkgelder oder Kreditkartenabrechnungen mit dreißig einzelnen Positionen. Genau solche Fälle zeigen in der Praxis, wie weit eine Belegerkennung tatsächlich kommt.

Kontierungsautomatik: was sie lernt und woraus

Fast alle Lösungen in den beiden Tabellen erzeugen Buchungsvorschläge. Eine Ausnahme ist Lexware neue Steuerkanzlei, für die dazu keine entsprechende Angabe vorliegt. Spannender als die bloße Existenz eines Buchungsvorschlags ist deshalb die Frage, woher das System sein Wissen nimmt.

Die DATEV Automatisierungsservices greifen auf die historischen Buchungsdaten des jeweiligen Bestands in der DATEV-Cloud zurück. Größere Bestände liefern dabei im Durchschnitt eine bessere Grundlage für die Automatisierung als kleinere. Sicher erkannte Vorschläge werden außerdem nicht automatisch gebucht, solange ihr diese Funktion nicht für den jeweiligen Bestand aktiviert. Stotax arbeitet mit Buchungsmustern je Mandant und kann bei Bedarf bis auf die einzelne Rechnungsposition vorkontieren.

Bei docunest steht dagegen zunächst eine Kaskade vor der KI: zuerst hinterlegte Lieferantenvorgaben, danach Kanzleiregeln, anschließend der KI-Vorschlag. Bleibt ein Fall unsicher, landet er zur manuellen Klärung beim Team. Finmatics verfolgt einen ähnlichen Gedanken über Regeln, die aus Rückfragen entstehen können – etwa „Buche Aufzugwartung immer auf Konto 4805“. Diese Regeln lassen sich je Mandant oder für alle Mandanten verwenden; das dazugehörige Trainingscenter gehört zum Paket Plus Fin.

Auch bei ADDISON, Simba, BMD und Tess gibt es jeweils einen eigenen Lernansatz: ADDISON verbessert die Inhaltserkennung über Machine Learning im Prozess Scannen-Buchen-Archivieren, Simba verbindet OCR mit einer Lerndatei, BMD ordnet Bankumsätze lernfähig zu und Tess lernt aus den Korrekturen, die das Team direkt in DATEV Rechnungswesen vornimmt.

Interessant wird die Automatisierung vor allem bei den Fällen, die nicht nach Schema F funktionieren. Reverse Charge nach § 13b UStG, gemischte Steuersätze auf einer Rechnung, eine Anzahlung mit späterer Schlussrechnung oder Fremdwährung sind gute Beispiele. docunest deckt diese Fälle ab; bei Finmatics gehören Split-Buchungen sowie Anzahlungs- und Schlussrechnungen zum Paket Pro Fin. Welche Sonderfälle die DATEV Automatisierungsservices konkret abdecken, beschreibt DATEV im Hilfe-Dokument zum Programminhalt (Dok.-Nr. 1020270). Gerade bei einem hohen Anteil solcher Belege lohnt es sich, die eigenen Fälle in einer Demo auszuprobieren – statt sich nur auf eine Funktionsliste zu verlassen.

Bank, offene Posten, Auszifferung

Nach den Belegen ist der Kontoauszug einer der Punkte, an denen in der Fibu viel Zeit verloren gehen kann. DATEV Kanzlei-Rechnungswesen erstellt Buchungsvorschläge für elektronische Kontoumsätze; mit dem Automatisierungsservice Bank kommt dabei zusätzlich KI auf Basis der bisherigen Buchungen im Bestand ins Spiel. Agenda importiert Kontobewegungen, erkennt bekannte Umsätze und kann offene Posten automatisch ausziffern, wenn Belegnummer und Betrag passen – einschließlich Skonto und Umsatzsteuerkorrektur. Auch ADDISON und Simba kontieren Bankumsätze beim Import automatisch. hmd bringt dafür einen Kontoauszugsmanager im Basisumfang mit.

Auf Seiten der Vorsysteme setzt Tess genau an dieser Stelle an: Der Agent gleicht OPOS-Konten laufend ab und berücksichtigt dabei auch Währungsdifferenzen, fehlerhafte Zahlungen und Mahngebühren. Tess nennt außerdem die Verrechnungskonten 1370 und 1590. docunest nutzt die PSD2-Bankanbindung, ordnet Zahlungen den Belegen zu und gleicht sie mit den aus DATEV übernommenen offenen Posten ab.

Bei einem Vorsystem sollte man deshalb einen Punkt nicht übersehen: Wer übernimmt am Ende die eigentliche Bankbuchung? Wenn sowohl Vorsystem als auch Kontoauszugsmanager der Kanzlei dieselben Umsätze verarbeiten, muss klar geregelt sein, wie doppelte Buchungen verhindert werden.

Anlagenbuchführung, Abschluss und Meldungen

Diese Aufgaben bleiben im Fibu-Kern – auch dann, wenn ein Vorsystem vorgeschaltet ist. Agenda erkennt Anlagenzugänge bereits bei der Buchungserfassung und übergibt sie mit hinterlegten AfA-Tabellen an die Anlagenbuchführung. ADDISON legt Wirtschaftsgut, Abschreibung und Kostenzuordnung beim Buchen an. hmd bündelt Anlagenbuchhaltung, Jahresabschluss, E-Bilanz, Bundesanzeiger und DiFin in derselben Lösung. Lexware neue Steuerkanzlei erstellt Bilanz, GuV oder EÜR anhand der E-Bilanz-Taxonomie und liefert die Exportdatei für den Bundesanzeiger.

hmd unterstützt zusätzlich Meldungen über das OSS-Verfahren, BMD reicht Meldungen über die eigene ELSTER-Schnittstelle ein. Ein Vorsystem ersetzt diese Funktionen nicht. docunest hat beispielsweise bewusst keine ELSTER-Anbindung, während Tabula Buchungen, Belege und Kontoauszüge nach DATEV exportiert. Der eigentliche Abschluss entsteht anschließend dort.

Auswertungen für den Mandanten

Auch bei den Auswertungen geht der Trend weg vom reinen PDF-Anhang. ADDISON stellt Auswertungen im Mandantenportal bereit, einschließlich Drill-down bis auf Buchungsebene, Kommentaren sowie Drei-Vorjahres- und Branchenvergleich. Über Jobketten lassen sich die Auswertungen zum Stichtag automatisiert bereitstellen. Agenda bringt Plan-Szenarien und BWA über Auswertungen Online in die Cloud. Simba nutzt dafür den Analyzer mit BI-gestützter Auswertung und Monatsreport.

docunest bereitet BWA und die Werte der Umsatzsteuer-Voranmeldung auf Basis der Summen- und Saldenliste aus DATEV für den Mandanten interaktiv auf. Dazu gehören Zeitreihen und der Absprung auf einzelne Konten; die eigentliche Voranmeldung entsteht weiterhin in Kanzlei-Rechnungswesen. DATEV stellt die betriebswirtschaftlichen Auswertungen direkt aus dem Programm bereit. Wer die BWA und andere Auswertungen als Anlass für die Mandantenberatung nutzen möchte, sollte sich in einer Demo deshalb nicht nur zeigen lassen, dass es die Auswertung gibt, sondern auch, wie sie beim Mandanten ankommt.

Betrieb und Datenhaltung

Bei der technischen Bereitstellung gehen die Wege auseinander. DATEV, hmd, Agenda, Stotax, BMD und Lexware arbeiten mit installierten Programmen, teilweise ergänzt um Hosting-Angebote. hmd läuft ausschließlich unter Windows und kann entweder on-premise oder im hmd-Rechenzentrum betrieben werden. Agenda, Stotax und BMD bieten ebenfalls den Betrieb in eigenen Rechenzentren an.

Bei DATEV kann der Bestand klassisch in der Kanzlei liegen; Sicherung, Archivierung, Datenübermittlung und die Automatisierungsservices laufen über das DATEV-Rechenzentrum. Kanzlei-Rechnungswesen ist außerdem per Cloud-Sourcing nutzbar. docunest, Finmatics, Tabula und Tess sind dagegen Web-Anwendungen. docunest speichert Belege und Buchungsdaten in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main und gibt an, Belegdaten nicht zum Training fremder Modelle zu verwenden. Für die DATEV-Anbindung kann ein Connector im Kanzleinetz eingesetzt werden.

Bei Vorsystemen sollte man außerdem einen Punkt nicht einfach abhaken, nur weil der Anbieter technisch eine Schnittstelle anbietet: Wie genau sieht der Eingriff in den Bestand unter GoBD-Gesichtspunkten aus? Dazu fehlen bei mehreren Anbietern öffentlich zugängliche Angaben.

Fragen an den Anbieter eines Vorsystems

• Über welchen Weg schreibt das Vorsystem in den Bestand, und unter welcher Benutzerkennung erscheinen die Buchungen später im Protokoll?
• Wie werden Festschreibung und Protokollierung nach GoBD eingehalten, und stellt der Anbieter eine Verfahrensdokumentation für den Einsatz des Vorsystems bereit?
• Wo liegen die Daten, gibt es einen AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO und werden Mandantenbelege für Modelltraining verwendet – auch für ein eigenes Modell?

Was die Anbieter dazu angeben: docunest nennt Frankfurt am Main als Speicherort, gibt an, keine fremden Modelle mit Belegdaten zu trainieren, und stellt einen AV-Vertrag bereit. Bei Finmatics, Tabula und Tess fanden sich auf den geprüften Seiten keine Angaben zu Serverstandort und Modelltraining. Auch zur GoBD-Protokollierung und zur Benutzerkennung im Bestand gab es bei keinem der vier Anbieter eine entsprechende Angabe.

Wechsel des Fibu-Kerns: was mitkommen muss

Wenn eine Kanzlei nach vielen Jahren den Fibu-Kern wechselt, ist der Preis nur ein Teil der Rechnung. Zuerst muss klar sein, was aus dem bisherigen Bestand tatsächlich mitgenommen werden kann. Dazu gehören die Buchungshistorie, das Anlagevermögen mit laufenden Abschreibungen, Belegbilder und die Zugänge der Mandanten zu den jeweiligen Portalen. Dazu kommt: Lohn und Deklaration hängen häufig am selben Hersteller. Ein Wechsel nur eines Bausteins kann deshalb schnell zu einer Mischung aus zwei Systemwelten führen.

ADDISON bietet Umsteigerkurse für DATEV- und Agenda-Anwender und richtet die Benutzerführung ausdrücklich auch auf DATEV-Umsteiger aus. hmd nennt einen Softwarewechsel-Service mit Testservern. BMD veröffentlicht Umstiegsberichte von DATEV-Kanzleien, während Agenda und Lexware Test- und Online-Präsentationen anbieten.

Fragen an den Anbieter (Antworten, die auf den Produktseiten nicht stehen):

• Werden Bestände mit vollständiger Historie und Anlagenbuchführung übernommen oder nur Salden und Eröffnungsbilanz?
• Kommen die Belegbilder aus dem bisherigen Portal mit? Und wie lange bleibt der alte Bestand für spätere Betriebsprüfungen zugänglich?
• Ist die Datenübernahme im Preis enthalten oder wird sie separat berechnet? Und wer kümmert sich um die Umstellung der Mandantenzugänge?

Was die Anbieter dazu angeben: hmd stellt Testserver bereit und bietet einen Softwarewechsel-Service. ADDISON richtet die Benutzerführung auf DATEV-Umsteiger aus und bietet entsprechende Kurse. Lexware kann Daten über die DATEV-Schnittstelle importieren. Zu vollständiger Historie, Anlagenbuchführung, Belegbildern und den konkreten Kosten der Übernahme machen die Hersteller keine Angaben.

Wie die Mandantenbuchhaltung in die Kanzlei kommt

Hinter der Suchanfrage „Buchhaltungssoftware für Steuerberater“ steckt noch eine zweite Perspektive: Auch Mandanten suchen nach einer Buchhaltungslösung, die möglichst problemlos mit ihrer Steuerkanzlei zusammenarbeitet. Aus Sicht der Kanzlei ist das im Grunde dieselbe Frage – nur von der anderen Seite betrachtet. Entscheidend ist, auf welchem Weg die Buchhaltung des Mandanten in euren Bestand gelangt.

• Belege über Portal oder App. Der Mandant fotografiert oder lädt seine Belege hoch, die Kanzlei übernimmt den Rest. Das ist der klassische Weg bei DATEV Unternehmen online, ADDISON Direkt, dem Agenda Unternehmens-Portal, Stotax Select, hmd.mykanzlei, dem Simba Direkt Portal und der BMD Com-Mandantenplattform. Auch docunest, Finmatics und Tabula setzen auf entsprechende Portale beziehungsweise Apps.
• Mandant bucht im selben Bestand. hmd stellt Selbstbuchern Finanzbuchhaltung, Kassenbuch, Zahlungsverkehr, Mahnwesen und Faktura einschließlich E-Rechnung über das Portal zur Verfügung. Die Buchungen landen dabei direkt im gemeinsamen Datenbestand. ADDISON SMART Connect richtet sich ebenfalls an kleinere Mandanten ohne eigene Fibu, die Belege erfassen, buchen und archivieren möchten.
• Mandant nutzt eine eigene Buchhaltungssoftware. Lexware Office, BuchhaltungsButler oder ein ERP-System können Buchungsdaten über das DATEV-Format oder eine direkte Schnittstelle übergeben. ADDISON ermöglicht einen automatisierten Datenaustausch in beide Richtungen. DATEV Kanzlei-Rechnungswesen übernimmt Daten aus vorgelagerten Programmen über die DATEV-Formatschnittstelle und den ASCII-Import. Wichtig ist dabei die Frage, ob nur Buchungszeilen oder auch Belegbilder übertragen werden: DATEV verknüpft den digitalen Beleg aus Unternehmen online mit dem Buchungssatz, docunest übergibt das Belegbild zum Buchungssatz und Finmatics bietet den Beleg-Transfer nach Unternehmen online als Zusatzmodul an.
• Vorsystem zwischen Mandant und Kanzlei. Bei docunest, Finmatics oder Tabula kommt der Beleg zunächst im Vorsystem an, wird dort vorkontiert und anschließend als Stapel an den Fibu-Kern übergeben. Tess geht einen anderen Weg und bindet die Bankkonten des Mandanten an, um direkt im DATEV-Bestand zu arbeiten. Bei größeren Mandantenbeständen sollte außerdem geklärt werden, ob Auswertungen und Lohndokumente über dasselbe Portal laufen oder ob zusätzlich eine zweite Plattform entsteht. Diese Frage kann im Alltag wichtiger sein als der reine Lizenzpreis.

Rechnungseingangs- und Vorbucher-Programme wie Candis oder BuchhaltungsButler gehören in den dritten Weg: Sie reichen geprüfte Rechnungen beziehungsweise Buchungsdaten an die Kanzlei weiter, während die eigentliche Kontierung anschließend in der Fibu erfolgt. Welche Kanzlei-Fibu mit welchem Programm zusammenspielt, sollte jeweils anhand der Schnittstellen des Anbieters geprüft werden.

Was die Fibu kostet: Preismodelle

Bei den Preisen unterscheiden sich die geprüften Anbieter teilweise stärker als bei den eigentlichen Funktionslisten. Das ist vor allem dann relevant, wenn eine Kanzlei viele kleine Mandate betreut. Denn 100 € Lizenzkosten bedeuten etwas anderes, wenn damit ein kompletter Arbeitsplatz abgedeckt ist, als wenn zusätzlich jeder Buchungssatz oder jede Buchungszeile berechnet wird. Alle folgenden Beträge sind netto und beziehen sich auf September 2026.

• Pro Nutzer. hmd rechnet pro User ab. Das Kanzleipaket beginnt bei 115 € pro User und Monat, bei einer Mindestlaufzeit von 24 Monaten und anschließend jährlicher Kündigung. Mehr Nutzer erhöhen entsprechend die laufenden Kosten.
• Festpreis mit Obergrenze. Lexware neue Steuerkanzlei kostet als Komplettpaket 2.140 € pro Jahr beziehungsweise 178,29 € im Monat. Fünf Arbeitsplätze und bis zu 100.000 Buchungen pro Jahr sind enthalten. Gerade bei buchungsstarken Beständen sollte diese Obergrenze in die Kalkulation einbezogen werden.
• Pro Kanzlei nach Größe. Agenda PLUS startet beim Komplettpaket bei 145 € im Monat. Die drei beliebtesten Agenda-Pakete liegen bei 219 € für 50 Mandanten, 299 € für 250 Mandanten und 509 € für die Cloud mit IT-Betreuung. Stotax kalkuliert über einen Preisrechner nach Arbeitsplätzen und Mandanten; die Cloudnutzung wird zusätzlich berechnet. Bei DATEV, ADDISON, Simba und BMD gibt es Preise auf Anfrage beziehungsweise Mitgliederpreise.
• Kanzleipreis plus Kontingent. Bei docunest stehen 49 € für das Basispaket und 99 € für die KI-Buchhaltung pro Monat auf der Preisliste. Darin sind 300 Buchungssätze enthalten; jeder weitere Satz kostet 0,40 €. Mandanten und deren Mitarbeiter zählen nicht als Nutzer, eine Einrichtungsgebühr fällt nicht an und das Modell ist monatlich kündbar. Bei höherem Volumen wird daraus entsprechend ein Mengenpreis.
• Pro Beleg. Die Stotax KI-Buchhaltung kostet zusätzlich zur Kanzleilizenz 0,09 € je verarbeitetem Beleg. Die automatische Trennung mehrerer Belege innerhalb einer Datei wird dabei nicht zusätzlich berechnet.
• Kontingent an Buchungszeilen. Finmatics bietet vier Pakete zwischen 750 und 1.200 € pro Monat bei Jahreszahlung an. Enthalten sind jeweils 3.000 Buchungszeilen. Die monatliche Zahlungsweise kostet 20 % mehr. Zusätzlich kommen 1.990 € einmaliges, verpflichtendes Onboarding hinzu. Weitere 1.500 Buchungszeilen kosten die Hälfte des jeweiligen Paketpreises. Zusatzmodule wie der Beleg-Transfer nach Unternehmen online werden separat berechnet, er kostet 149 € im Monat.
• Aus dem Programm heraus aktivierbar. Die DATEV Automatisierungsservices werden direkt in Kanzlei-Rechnungswesen aktiviert, ohne separate Bestellung im Shop. Sie laufen allerdings als eigene Artikel – der Automatisierungsservice Rechnungen etwa unter der Art.-Nr. 24099 – und werden zu Mitgliederpreisen berechnet. Voraussetzung ist die regelmäßige Datenübertragung ins DATEV-Rechenzentrum; die Belege der Mandanten kommen über Unternehmen online.

Gerade bei einer Kanzlei mit vielen kleinen Mandaten ist deshalb die Bezugsgröße wichtiger als der reine Einstiegspreis. Ein Preis pro Buchungszeile, Beleg oder Mandat wächst mit dem Geschäft. Ein Preis pro Nutzer oder ein Festpreis tut das nicht automatisch.

Zur Einordnung eine Beispielrechnung für 3.000 Buchungssätze im Monat, auf Basis der veröffentlichten Preise: Bei docunest ergeben sich 148 € Grundkosten plus 1.080 € für die 2.700 zusätzlichen Sätze, also insgesamt 1.228 €. Finmatics liegt beim Basis-Fin-Paket bei 750 € monatlich bei Jahreszahlung, hinzu kommt einmalig das Onboarding von 1.990 €. Bei Stotax entstehen für 3.000 verarbeitete Belege 270 € zusätzlich zur Kanzleilizenz.

Wichtig ist dabei der Haken an diesem Vergleich: Die Einheiten sind nicht identisch. docunest rechnet mit Buchungssätzen, Finmatics mit Buchungszeilen und Stotax mit Belegen. Die Rechnung zeigt deshalb lediglich eine Größenordnung und ist kein 1:1-Preisvergleich. Bei Finmatics kostet die Erweiterung um weitere 1.500 Zeilen die Hälfte des jeweiligen Paketpreises.

Fragen an den Anbieter (Antworten, die die Preisseiten nicht liefern):

• Lässt sich das Fibu-Modul unabhängig vom Gesamtpaket kündigen? Wenn ja, mit welcher Frist?
• Was kostet der Nachkauf, wenn das Kontingent an Buchungszeilen oder Buchungssätzen überschritten wird?
• Werden Mandantenzugänge zum Portal separat berechnet – und ab welcher Mandantenzahl?
• Ist die Datenübernahme aus dem bisherigen Bestand im Preis enthalten oder wird sie separat berechnet?

Was die Anbieter dazu angeben: hmd bindet für 24 Monate mit anschließender jährlicher Kündigung. docunest ist monatlich kündbar, berechnet 0,40 € für jeden Buchungssatz über dem Kontingent und zählt Mandantenzugänge nicht als Nutzer. Finmatics berechnet bei Jahreszahlung 50 % des Paketpreises für jeweils 1.500 zusätzliche Buchungszeilen und 1.990 € für das Onboarding. Lexware bietet 30 Tage Testrecht, Stotax rechnet die KI-Verarbeitung pro Beleg ab. Zu Laufzeiten, Nachkauf und Datenübernahme bei DATEV, ADDISON, Agenda, Simba, BMD, Tabula und Tess liegen keine entsprechenden Angaben vor.

Die Anbieter im Detail

Nach den beiden großen Tabellen folgt hier noch einmal der Blick auf die einzelnen Programme. Die Kurzprofile sind alphabetisch sortiert und fassen die wichtigsten Punkte aus den Produktseiten der Hersteller zusammen. Stand der Angaben ist September 2026; bei docunest und hmd sind außerdem die Antworten aus unserem Fragenkatalog eingeflossen.

ADDISON

• Hersteller: Wolters Kluwer Tax & Accounting Deutschland GmbH
• Für die Fibu: Finanzbuchhaltung als Datendrehscheibe der Kanzlei, Scannen-Buchen-Archivieren, elektronisches Rechnungseingangsbuch mit Freigabeworkflows, Wirtschaftsgut und Kostenstelle in einem Buchungsschritt, Jobketten für Auswertungspakete
• Belegeingang: Mandantenportal ADDISON Direkt, ADDISON SMART Connect für Mandanten ohne eigene Fibu, Schnittstellen zu ERP-, Banking- und Warenwirtschaftssystemen, DATEV-Pro-Buchungsschnittstelle
• Betrieb: Kanzleisoftware mit Cloud-Portal
• Preismodell: auf Anfrage, Sonderkonditionen für Kanzleigründer

Gut zu wissen: Die Buchungsautomatisierung in SMART Connect erzeugt vollständige Buchungssätze mit Gegenkonto und Buchungstext. Im September 2026 befindet sie sich noch in der Pilotierung. Für DATEV- und Agenda-Anwender gibt es außerdem Umsteigerkurse auf der Lernplattform ADDISON Campus.

Agenda

• Hersteller: Agenda
• Für die Fibu: Finanzbuchführung mit Buchungskreisen und Kontenvorbelegung, integrierte OP-Buchführung mit automatischer Auszifferung, Anlagenbuchführung mit hinterlegten AfA-Tabellen, Jahresabschluss mit Versand an Bundesanzeiger, Finanzamt und Banken, Kostenrechnung mit mehrstufiger Deckungsbeitragsrechnung
• Belegeingang: Unternehmens-Portal in der Cloud, Kontoauszugs-Manager auch für PayPal, Buchungsvorschlag je Beleg
• Betrieb: lokale Installation oder Agenda ASP im deutschen Rechenzentrum des Herstellers
• Preismodell: Komplettpaket Agenda PLUS ab 145 € pro Monat, Einzelanwendungen nach individueller Konfiguration

Gut zu wissen: Wer aus dem DATEV-Umfeld kommt, sollte sich die Buchungskreise in der Demo genauer ansehen. Sie ersetzen den gewohnten Stapel und sind damit ein Punkt, an den man sich beim Wechsel erst gewöhnen muss. Für Kanzleigründer gibt es bei Agenda außerdem ein eigenes Einstiegsangebot.

BMD

• Hersteller: BMD Systemhaus GmbH (Österreich), deutsche Niederlassung in Hamburg
• Für die Fibu: Buchhaltung und Kostenrechnung mit OCR-Belegerkennung, Standardkontenrahmen mit Regelwerk, UStVA und Meldungen über die ELSTER-Schnittstelle, OP-Verwaltung mit Mahnwesen, Konsolidierung mehrerer Buchhaltungen nach verschiedenen Rechnungslegungsstandards, Anlagenbuchhaltung als eigenes Modul
• Belegeingang: BMD Com-Mandantenplattform, Scan-Automatisierung über BMD Evolution Complete
• Betrieb: eigene Hardware oder BMD Cloud
• Preismodell: auf Anfrage, modular

Gut zu wissen: BMD kommt ursprünglich aus dem österreichischen Markt und ist unter anderem in Österreich, Deutschland und der Schweiz vertreten. Für Kanzleien, die Mandanten in mehreren dieser Länder betreuen, kann diese länderübergreifende Präsenz deshalb eine Rolle spielen. BMD veröffentlicht außerdem Umstiegsberichte von DATEV-Kanzleien.

DATEV Kanzlei-Rechnungswesen und Automatisierungsservices

• Hersteller: DATEV eG
• Für die Fibu: Finanzbuchführung bis Jahresabschluss in einem Programm, paralleles Buchen von mehreren Arbeitsplätzen, Buchungsvorschläge für digitale Belege, Bankumsätze und Kassenbücher, automatische Verknüpfung von Beleg und Buchungssatz, Anlagenbuchführung und Kostenrechnung als ergänzende Lösungen, E-Bilanz, UStVA, ZM und Bundesanzeiger aus dem Programm
• Belegeingang: DATEV Unternehmen online, Buchungsdatenservice für Vorsysteme, DATEV-Formatschnittstelle und ASCII-Import aus vorgelagerten Programmen
• Betrieb: Installation oder DATEV-Cloud-Sourcing; Sicherung, Archivierung und Datenübermittlung über das DATEV-Rechenzentrum (ISO/IEC 27001), Automatisierungsservices in der DATEV-Cloud
• Preismodell: Mitgliederpreisliste (nicht öffentlich); Automatisierungsservices als eigene Artikel, im Programm zuschaltbar

Gut zu wissen: Die Automatisierungsservices Rechnungen und Bank greifen auf historische Buchungsdaten des jeweiligen Bestands zurück und werden je Bestand aktiviert. Bei größeren Datenmengen steht damit eine umfangreichere Lernbasis zur Verfügung. Ganz ohne Kontrolle kommt die Automatisierung trotzdem nicht aus. Der Unterschied zu einem externen Vorsystem: Die Automatisierung bleibt innerhalb der DATEV-Umgebung und es muss kein zweiter Anbieter in den Beleg- und Buchungsprozess eingebunden werden.

docunest

• Hersteller: docunest GmbH
• Für die Fibu: KI-Buchhaltung als Vorsystem neben DATEV: Belegauslesung, Kontierung nach SKR03/SKR04 über Lieferantenvorgaben, Kanzleiregeln und KI, Übergabe als Buchungsstapel per Buchungsdatenservice oder EXTF, Rücklesen von Stammdaten, Wirtschaftsjahren, OPOS und Salden aus DATEV; Sonderfälle wie § 13b, USt-Split, Anzahlungen, Fremdwährung und Kreditkartenabrechnungen abgedeckt
• Belegeingang: Mandantenportal und App mit Magic-Link-Login, E-Mail-Weiterleitung, Bankanbindung nach PSD2
• Betrieb: Web-Anwendung, Daten in Frankfurt am Main, Connector für die DATEV-Verbindung im Kanzleinetz
• Preismodell: Kanzleipreis plus Kontingent, 49 € Basispaket plus 99 € KI-Buchhaltung pro Monat mit 300 Buchungssätzen, weitere je 0,40 €; die DATEV-Schnittstelle führt die Preisliste als eigenes Modul für 49 €; monatlich kündbar, 30 Tage Test

Gut zu wissen: docunest übernimmt nicht die Steuererklärung, den Jahresabschluss oder die Lohnabrechnung und verfügt über keine ELSTER-Anbindung. Diese Aufgaben bleiben in DATEV. Der Anbieter ist mit über 50 Kanzleien noch vergleichsweise jung. Mehr zum Funktionsumfang und zu den Antworten aus dem Interview findet ihr auf unserer docunest-Seite.

Finmatics

• Hersteller: Finmatics GmbH, Wien
• Für die Fibu: Vorsystem mit dem digitalen Mitarbeiter „Fin“: Belege trennen, sortieren und zuordnen, Buchungsvorschläge mit Sachkonto, Steuersatz und Text, Rückfragen im Chat, Regeln je Mandant oder für alle (Trainingscenter ab Plus Fin), Plausibilitätsprüfung auf Pflichtangaben, Duplikate und USt-IdNr. ab Plus Fin
• Belegeingang: Mandanten-App, Portal, E-Mail, Scanner; Beleg-Transfer nach DATEV Unternehmen online und Anbindung an DATEV Meine Steuern als Zusatzmodule
• Betrieb: Web-Anwendung
• Preismodell: Basis Fin 750 €, Plus Fin 900 €, Pro Fin 1.050 €, Enterprise Fin 1.200 € pro Monat bei Jahreszahlung, jeweils mit 3.000 Buchungszeilen; Onboarding 1.990 € einmalig, Servicepakete und Consulting extra

Gut zu wissen: Wer Split-Buchungen, Branchenkontenrahmen oder die Logik für Anzahlungs- und Schlussrechnungen benötigt, muss bei Finmatics mindestens zum Paket Pro Fin greifen. Das System richtet sich sowohl an Kanzleien als auch an Buchhaltungsabteilungen. Für Unternehmen mit eigener Buchhaltung werden Preise auf Anfrage genannt.

hmd

• Hersteller: hmd-software AG
• Für die Fibu: hmd.fibu mit Echtzeit-Verarbeitung von Belegen, Kontoauszügen und Importdateien, Kontenrahmen SKR03, SKR04, SKR80 und SKR81 in 4- bis 6-stelliger Ausführung plus Branchenkontenrahmen, Dauerbuchung und Rechnungsabgrenzung, Offene Posten, UStVA, ZM und OSS über ELSTER, Anzahlungsverwaltung, Konsolidierung und Kostenstellenrechnung als erweiterte Funktionen, Jahresabschluss mit E-Bilanz, Bundesanzeiger und DiFin
• Belegeingang: App hmd.mykanzlei, Mandantenportal, hmd.onlinefibu für Selbstbucher im selben Datenbestand, Kontoauszugsmanager, Rechnungseingangsmanagement
• Betrieb: On-Premise unter Windows oder Hosting im hmd-Rechenzentrum, rund zehn Updates im Jahr
• Preismodell: pro User, Kanzleipaket ab 115 € pro User und Monat, Mindestlaufzeit 24 Monate, danach jährlich kündbar

Gut zu wissen: hmd.onlinefibu ist interessant, wenn Mandanten selbst buchen sollen, denn sie arbeiten dabei im selben Datenbestand wie die Kanzlei. Ein Export und anschließender Import ist nicht nötig. In unserem Fragenkatalog nennt hmd allerdings auch die vielen Einstellmöglichkeiten als Punkt, der neue Nutzer zu Beginn vor Herausforderungen stellen kann. Die vollständigen Antworten stehen auf unserer hmd-Seite.

Lexware neue Steuerkanzlei

• Hersteller: Lexware, Freiburg
• Für die Fibu: Lexware buchhaltung premium im Paket: mehrere Buchungsmasken, Betriebsprüfer-Modus, Jahresabschluss als Bilanz, GuV oder EÜR mit E-Bilanz-Taxonomie, Steuer- und Handelsbilanz, abweichendes Wirtschaftsjahr, Export für den Bundesanzeiger, bis zu 100.000 Buchungen im Jahr, Anlagenverwaltung
• Belegeingang: Datenaustausch mit Mandanten, DATEV- und ASCII-Schnittstelle für Import und Export
• Betrieb: Client-Server-Installation mit fünf Arbeitsplätzen
• Preismodell: Komplettpaket 2.140 € pro Jahr oder 178,29 € pro Monat, Updates und Hotline inklusive, 30 Tage Testrecht

Gut zu wissen: Lexware verkauft die Lösung als Komplettpaket zusammen mit Lohn, Steuererklärungen und Fachdatenbank von Haufe. Zur Belegerkennung und KI-Kontierung liegt keine Angabe vor. Die Grenze von 100.000 Buchungen pro Jahr sollte deshalb mit dem tatsächlichen Buchungsvolumen der Kanzlei abgeglichen werden.

Simba Kanzlei

• Hersteller: Simba Computer Systeme GmbH
• Für die Fibu: Rechnungswesen mit Finanzbuchführung, Kostenrechnung, Anlagenbuchhaltung, digitaler Belegerfassung mit revisionssicherer Archivierung, Buchungsvorschlägen aus OCR und Lerndatei, KI-Modul Intelligentes Buchen, automatischer Verarbeitung von ZUGFeRD- und XRechnungen, Simba Analyzer für Auswertungen
• Belegeingang: Simba Direkt Portal mit Web-Kassenbuch, editierbare Importschnittstellen für Faktura, ERP, Fremdbuchhaltung und DMS
• Betrieb: Simba Hauptanwendung plus Simba Direkt Portal im Web, Banking optional über ein Service-Rechenzentrum
• Preismodell: auf Anfrage, modular

Gut zu wissen: Simba hat neben der Kanzleilösung auch spezielle Branchenlösungen für Vereine, kirchliche und soziale Einrichtungen sowie Land- und Forstwirtschaft. Dafür stehen eigene Kontenrahmen und Auswertungen zur Verfügung.

Stotax Kanzlei

• Hersteller: Stotax
• Für die Fibu: Rechnungswesen mit KI-gestützter Buchhaltung, intelligentem Buchungsautomaten und individuellen Verbuchungsregeln, Plan-BWA, EÜR und Controlling-Report, KI-Buchhaltung mit Vorkontierung bis auf Positionsebene und Buchungsmustern je Mandant
• Belegeingang: Mandantenplattform Stotax Select per E-Mail, App oder Scan, DATEV-kompatible Schnittstellen für Buchungsdaten, GDPdU-Export-/Import-Modul für die Datenträgerüberlassung bei Betriebsprüfungen
• Betrieb: Desktop-Installation oder ASP-Betrieb in ISO-zertifizierten deutschen Rechenzentren
• Preismodell: Preisrechner nach Arbeitsplätzen und Mandanten, Cloudnutzung und Datenablage (1 € je GB und Monat) extra, KI-Buchhaltung 0,09 € je Beleg, Gründerangebot

Gut zu wissen: Die KI-Buchhaltung setzt voraus, dass die Eingangsrechnungen über Stotax Select eingehen. Für Kanzleien, die ihre Belege bislang über einen anderen Weg einsammeln, bedeutet das also zunächst eine Umstellung des Belegeingangs. Die KI-Buchhaltung ist als eigener Programmpunkt neu im Angebot.

Tabula

• Hersteller: Tabula
• Für die Fibu: KI-Plattform für DATEV-Kanzleien, die Kreditoren, Debitoren und Bank mit KI bucht, Kreditkarten-PDFs importiert und fehlende Belege beim Mandanten anmahnt; Export von Buchungen, Belegen und Kontoauszügen nach DATEV
• Belegeingang: E-Mail-Weiterleitung, WhatsApp-Upload, GetMyInvoices; Mandanten schreiben E-Rechnungen, führen Mahnwesen und Sammelüberweisungen auf der Plattform
• Betrieb: Web-Anwendung
• Preismodell: nicht veröffentlicht

Gut zu wissen: Tabula geht über die reine Belegverarbeitung hinaus. Auf der Plattform können Mandanten auch Rechnungen schreiben, Mahnungen verwalten und Sammelüberweisungen auslösen. Damit übernimmt das System teilweise Aufgaben, die sonst in einer separaten Mandantensoftware liegen.

Tess

• Hersteller: Countful GmbH, München
• Für die Fibu: KI-Agent, der im DATEV-Bestand mitarbeitet: Belege erfassen, Lieferanten anlegen, Zahlungen zuordnen, OPOS-Konten in Echtzeit ausziffern (Skonto, Währungsdifferenzen, fehlerhafte Zahlungen, Mahngebühren), Verrechnungskonten 1370 und 1590 pflegen, Dubletten ablehnen, fehlende Belege nachfassen
• Belegeingang: Anbindung der Bankkonten; Mandanten reichen Belege ein, auch abfotografierte Kassenzettel, Zahlungsavise und Kreditkartenabrechnungen
• Betrieb: Web-Anwendung ohne eigene Buchungsmaske; Korrekturen laufen in DATEV Rechnungswesen
• Preismodell: nicht veröffentlicht

Gut zu wissen: Tess verfolgt einen anderen Ansatz als klassische Vorsysteme: Es gibt keine zweite Buchungsmaske, sondern der KI-Agent arbeitet direkt im DATEV-Bestand. Das kann einen zusätzlichen Prüfarbeitsplatz vermeiden, bedeutet aber auch, dass die Kontrolle und Korrektur vollständig in DATEV Rechnungswesen stattfindet. Wer Buchungsvorschläge vor der Übergabe in einer separaten Oberfläche prüfen möchte, braucht entsprechend ein Vorsystem mit eigener Oberfläche.

Häufige Fragen zur Buchhaltungssoftware für Steuerberater

Welche Buchhaltungssoftware wird von Steuerberatern empfohlen?

Das hängt zunächst davon ab, mit welchem Fibu-Kern die Kanzlei arbeitet. Eine DATEV-Kanzlei wird ihren Mandanten typischerweise Unternehmen online oder eine Lösung mit DATEV-Schnittstelle anbieten beziehungsweise empfehlen, eine ADDISON-Kanzlei ADDISON Direkt oder SMART Connect und eine hmd-Kanzlei hmd.onlinefibu. Für Mandanten ist deshalb eine andere Frage oft wichtiger als ein allgemeiner Softwarevergleich: Welche Kanzleisoftware nutzt mein Steuerberater? Davon hängt ab, welche Lösung sich ohne unnötige Medienbrüche anbinden lässt.

Was kostet eine Buchhaltungssoftware für kleine Steuerberatungskanzleien?

Die veröffentlichten Einstiegspreise der hier geprüften Kanzleilösungen liegen im September 2026 zwischen 115 € pro User und Monat und 178,29 € monatlich für ein Komplettpaket mit fünf Arbeitsplätzen. Ein externes Vorsystem kann zusätzlich ab 148 € pro Monat kosten. Für die tatsächlichen Kosten ist aber die Bezugsgröße entscheidend: Wird pro Nutzer, Mandant, Beleg oder Buchungszeile abgerechnet? Im Abschnitt zu den Preismodellen findet ihr deshalb auch eine Beispielrechnung für 3.000 Buchungssätze im Monat.

Welche Software automatisiert die Buchhaltung in Steuerkanzleien?

Zum einen gibt es die Automatisierungsfunktionen direkt im jeweiligen Fibu-Kern. Dazu gehören beispielsweise die DATEV Automatisierungsservices sowie die KI- und Lernfunktionen von ADDISON, Stotax, Simba oder BMD. Zum anderen gibt es die spezialisierten Vorsysteme aus der zweiten Tabelle. Wie weit die Automatisierung tatsächlich reicht, hängt nicht nur vom Anbieter ab, sondern auch davon, ob Sonderfälle wie § 13b, Splits oder Anzahlungen vorkommen und wie gut das System aus den bisherigen Buchungen und Korrekturen lernen kann.

Fazit

Bei der Auswahl sollte zuerst klar sein, welche Aufgabe eigentlich automatisiert werden soll. Wenn der Fibu-Kern der Kanzlei grundsätzlich passt und vor allem die Belegverarbeitung schneller werden soll, liegt es nahe, zunächst die Automatisierung des bestehenden Systems anzuschauen. Damit bleibt der Prozess innerhalb der gewohnten Umgebung und eine zusätzliche Datenübergabe an einen weiteren Anbieter entfällt.

Ein Vorsystem wird vor allem dann interessant, wenn die Automatisierung des bestehenden Kerns bestimmte Sonderfälle oder das vorhandene Belegvolumen nicht gut abdeckt oder wenn der Mandantenkontakt anders organisiert werden soll. Dann lohnt sich eine Demo mit echten Belegen aus der eigenen Kanzlei – gerade bei komplizierten Rechnungen, Anzahlungen, Splits oder ungewöhnlichen Bankumsätzen.

Wer dagegen über einen Wechsel des Fibu-Kerns nachdenkt, sollte zunächst klären, welche Daten und Belegbilder aus dem bisherigen System übernommen werden können. Erst danach lohnt sich der Blick auf die konkrete Preisstruktur und darauf, welcher Weg der Mandantenbuchhaltung zum eigenen Mandantenstamm passt.

Welches Gesamtpaket zur Kanzlei passt, entscheidet sich über die Fibu hinaus an Lohn, Deklaration und Kanzleiorganisation; dafür gibt es den Vergleich der Steuerberater Software auf unserer Startseite. Und wer die Vorauswahl mit ein paar Klicks eingrenzen will, bekommt im Schnell-Check nach wenigen Fragen zu Kernaufgaben, Mandantenzusammenarbeit, Kanzleiorganisation und Technik eine erste Empfehlung.