milia.io als Software für eure Steuer-Kanzlei? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit milia.io

Wir haben die milia GmbH über ihre Steuerberatersoftware ausgefragt.

Die Antworten der milia GmbH sind in blau markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & Knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Steuerberater Software in 3 Sätzen.

milia.io ist die All-in-One Kollaborationsplattform mit KI-Assistenz für DATEV-Steuerkanzleien. Die Plattform bündelt Mandantenkommunikation, Dokumentenmanagement, Aufgabensteuerung und Workflow-Automatisierung in einer Lösung – und ergänzt DATEV, statt es zu ersetzen. Seit 2025 ist milia.io Teil der Visma Gruppe, einem der größten Softwareanbieter Europas mit über 16.000 Mitarbeitern.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

Drei Dinge heben milia.io ab: Erstens die tiefe DATEV-Integration (Stammdaten, DMS, Dokumentenablage, Belegbilderservice) – wir arbeiten mit DATEV, nicht dagegen. milia.io ist offiziell autorisierter DATEV-Schnittstellenpartner. Zweitens die integrierte KI-Assistenz milia.AI, die Kanzleiteams bei BWA-Analysen, Mandantenanschreiben, Bescheidprüfung und vielen weiteren Aufgaben im Alltag unterstützt – nicht als Spielerei, sondern als echte Entlastung im Tagesgeschäft. Drittens unser ganzheitlicher Ansatz: Statt Insellösungen für Kommunikation, Aufgaben und Dokumente bieten wir eine Plattform, in der alles vorgangsbezogen zusammenläuft. Ergänzt wird das durch die Empfehlung des Deutschen Steuerberaterverbands e.V. und die Stabilität als Teil der Visma Gruppe.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

milia.io ist bewusst keine Steuererklärungs- oder Buchhaltungssoftware. Kanzleien, die eine All-in-One-Lösung inklusive Deklaration und Finanzbuchhaltung suchen, brauchen weiterhin DATEV (oder vergleichbare Fachsoftware) neben milia.io. Das ist eine bewusste Designentscheidung: Wir ergänzen das DATEV-Ökosystem, statt es zu ersetzen, und konzentrieren uns auf die Bereiche, in denen DATEV-Lösungen allein nicht ausreichen – Zusammenarbeit, Automatisierung und KI.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

milia.io ist eine reine Cloud-/Web-Anwendung (SaaS). Es gibt keine Installationssoftware. Das Kanzlei-Portal wird über den Browser genutzt, Mandanten greifen über eine native App (iOS & Android) oder den Webbrowser zu. Es ist keine lokale Installation, Wartung oder eigene Serverinfrastruktur nötig.

5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

Ja. Für Mandanten gibt es eine native App für iOS und Android (verfügbar im App Store und Google Play). Darüber können Mandanten Belege per Foto hochladen, Dokumente einsehen, Aufgaben bearbeiten, Termine buchen und digital signieren. Das Kanzlei-Portal ist als responsive Web-Anwendung ab Tablet-Größe mobil nutzbar – eine dedizierte native Kanzlei-App gibt es derzeit nicht.

6. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

Ja, beliebig viele Kanzleimitarbeiter und Mandanten können gleichzeitig auf der Plattform arbeiten. Die Zugriffsrechte werden granular auf Mitarbeiter- und Mandantenebene gesteuert, sodass jeder nur die für ihn relevanten Daten sieht.

7. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

Ein aktueller Webbrowser (Chrome, Firefox, Edge, Safari) und eine Internetverbindung genügen. Es gibt keine Anforderungen an bestimmte Betriebssysteme oder spezielle Hardware. Die Mandanten-App ist für iOS und Android verfügbar.

8. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Nein, milia.io ist eine Cloud-Lösung und setzt eine Internetverbindung voraus. Alle Daten werden in Echtzeit synchronisiert.

9. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

Als SaaS-Plattform werden Updates automatisch und zentral eingespielt – kanzleiseitig ist kein manuelles Update nötig. Neue Funktionen und Verbesserungen werden kontinuierlich ausgerollt. Über den milia.io-Newsletter und In-App-Benachrichtigungen werden Kunden über relevante Neuerungen informiert. Im Rahmen der milia.io Innovationsgarantie profitieren alle Kanzleien dauerhaft von neuen Funktionen, KI-Modulen und Prozessverbesserungen.

10. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

Regelmäßige, ortsunabhängige Backups sind fester Bestandteil der Plattform. Die Verfügbarkeit ist vertraglich per SLA zugesichert. Kanzleien müssen sich nicht selbst um Backups kümmern – das übernimmt milia.io als Teil des Plattformbetriebs.

11. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

milia.io ist vollständig DSGVO-konform. Alle Daten werden ausschließlich auf Servern in Deutschland gehostet und verarbeitet – kein Transfer in Drittländer. Die Rechenzentren sind nach ISO 27001 zertifiziert. Alle Daten werden sowohl bei der Übertragung als auch im Ruhezustand nach höchsten Industriestandards verschlüsselt. Es stehen Auftragsverarbeitungsverträge (AVV), Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) und granulare Zugriffsrechte auf Mitarbeiter- und Mandantenebene zur Verfügung. Als deutsches Unternehmen mit Sitz, Entwicklung und Hosting in Deutschland unterliegt milia.io den strengsten europäischen Datenschutzstandards.

12. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

DATEV (bidirektional): Stammdaten, DMS, Dokumentenablage, Belegbilderservice Rechnungswesen (Unternehmen Online), Belegbilderservice Einkommensteuer (Meine Steuern). milia.io ist offiziell autorisierter DATEV-Schnittstellenpartner. DocuSign: Vollständige Integration für rechtssichere digitale Signaturen. taxy.io Answers (powered by Otto Schmidt Verlag): KI-gestützte steuerliche Wissensdatenbank als Add-on. Terminbuchung: Einbindung eines Kalenderlinks, über den Mandanten Termine direkt buchen können. milia.AI: Integrierte KI-Assistenz für Analysen, Anschreiben und Dokumentenverarbeitung.

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im Steuerberater-Alltag

13. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Mandantenverwaltung?
    • Wie werden Mandanten-Daten organisiert und gepflegt?
    • Wie wird die Übersicht zu Fristen, Vorgängen oder offenen Aufgaben pro Mandant geboten?
    • Weitere Funktionen im Bereich Mandantenverwaltung?

Mandantendaten werden über die DATEV-Schnittstelle automatisch importiert und synchronisiert – kein manuelles Anlegen nötig. Alle Vorgänge, Aufgaben, Fristen, Dokumente und die gesamte Kommunikation werden pro Mandant gebündelt. Es entsteht eine lückenlose Historie, die jederzeit nachvollziehbar ist. Offene Aufgaben und Fristen sind über eine zentrale Aufgabenübersicht sichtbar, was die Kapazitätsplanung im Team erheblich erleichtert. Das Vorgangsmanagement bildet dabei den Kern der Plattform: Alle Beteiligten – intern wie extern – arbeiten strukturiert an einem zentralen Ort.

14. Inwiefern unterstützt Ihre Software im Bereich Rechnungswesen & Buchhaltung?
    • Gibt es Funktionen zur Buchung von Geschäftsfällen?
    • Unterstützt Ihre Software verschiedene Kontenrahmen?
    • Können Auswertungen (z. B. BWA, Summen- und Saldenliste) automatisch generiert werden?
    • Weitere Funktionen im Bereich Rechnungswesen/Buchhaltung?

milia.io ist keine Buchhaltungssoftware und erstellt keine Buchungen oder Auswertungen direkt. Die Plattform ergänzt DATEV im Bereich Rechnungswesen: Belege werden vom Mandanten über die App oder das Portal bereitgestellt und per Belegbilderservice automatisch an DATEV Unternehmen Online übertragen. Über die KI-Assistenz milia.AI können BWA-Analysen erstellt und als professionelle Mandantenanschreiben aufbereitet werden – eine Funktion, die in der Praxis sehr geschätzt wird.

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung?
    • Können verschiedene Abrechnungsmodelle berücksichtigt werden (z. B. Stundenlohn, Provision, Umsatzbeteiligung, etc.)?
    • Gibt es Schnittstellen zu Krankenkassen, Finanzamt etc.?
    • Automatische Erstellung und Versand von Lohnscheinen?
    • Weitere Funktionen im Bereich Lohn- & Gehaltsabrechnung?

milia.io erstellt keine Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Die Plattform unterstützt jedoch den Prozess rund um die Lohnvorerfassung: Über Workflows können Mandanten die relevanten Daten und Dokumente (z.B. variable Bezüge, Krankmeldungen, Personalveränderungen) strukturiert an die Kanzlei übermitteln. Eine direkte API-Anbindung an DATEV-Lohnprogramme besteht derzeit noch nicht.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Steuererklärung?
    • Welche Steuerarten werden abgedeckt (z. B. USt, ESt, GewSt, LSt, Grundsteuer)?
    • Können Steuerbescheide und -erklärungen direkt digital übermittelt werden?
    • Gibt es eine ELSTER-Anbindung?
    • Weitere Funktionen im Bereich Steuererklärung?

milia.io erstellt keine Steuererklärungen und verfügt nicht über eine ELSTER-Anbindung. Die Plattform unterstützt den Vorbereitungsprozess: Über Workflows und Dokumentenanforderungen werden die benötigten Unterlagen strukturiert beim Mandanten eingeholt – z.B. für die Einkommensteuererklärung über den Belegbilderservice Einkommensteuer (Meine Steuern). Die KI-Assistenz milia.AI kann bei der Prüfung von Einkommensteuerbescheiden unterstützen und Abweichungen identifizieren. Über das Add-on taxy.io Answers (powered by Otto Schmidt Verlag) steht zudem eine steuerrechtliche Wissensdatenbank zur Verfügung.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Dokumentenmanagement?
    • Wie werden Dokumente abgelegt, verschlagwortet und strukturiert?
    • Werden GoBD-konforme Archivierung und gesetzliche Aufbewahrungsfristen unterstützt?
    • Wie wird der Zugriff auf sensible Mandantendokumente datenschutzkonform geregelt (z. B. Rollen, Rechte, Verschlüsselung)?
    • Weitere Funktionen im Bereich Dokumentenmanagement?

Dokumente werden in milia.io vorgangsbezogen abgelegt und können mit Mandanten geteilt werden. Über die DATEV-Schnittstelle werden Dokumente automatisch mit dem DATEV DMS und der Dokumentenablage synchronisiert – in beide Richtungen. Der Zugriff auf Mandantendokumente wird über granulare Rollen und Rechte datenschutzkonform gesteuert. Die GoBD-konforme Archivierung und gesetzliche Aufbewahrungsfristen werden über das angebundene DATEV DMS sichergestellt.

18. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Erstellung von Jahresabschlüssen?
    • Welche Formate werden unterstützt (z. B. E-Bilanz)?
    • Gibt es automatisierte Vorlagen und Prüfungsfunktionen? Wie werden diese umgesetzt?
    • Können Daten aus der laufenden Buchhaltung direkt übernommen werden?
    • Weitere Funktionen im Bereich Jahresabschluss?

milia.io erstellt keine Jahresabschlüsse. Die Plattform unterstützt den Prozess über Workflows und Aufgabenmanagement: Benötigte Unterlagen werden strukturiert beim Mandanten angefordert, interne Freigaben und Aufgaben koordiniert, und der Status jedes Vorgangs ist jederzeit transparent einsehbar.

19. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Controlling und bei Auswertungen?
    • Welche Berichte können erstellt werden?
    • Gibt es grafische Dashboards?
    • Können individuelle Kennzahlen definiert und überwacht werden?
    • Weitere Funktionen im Bereich Controlling?

Über die KI-Assistenz milia.AI können BWA-Analysen erstellt und als Mandantenanschreiben aufbereitet werden. Die zentrale Aufgabenübersicht bietet zudem einen Überblick über Status, Fristen und Kapazitäten im Team. Ein grafisches Kanzlei-Controlling-Dashboard befindet sich aktuell in Entwicklung und steht auf der Produktroadmap.

20. Inwiefern unterstützt Ihre Software digitale Unterschriften oder Freigabeprozesse?
    • Integration von Lösungen wie DocuSign, FP Sign etc.?
    • Elektronische Freigaben (z. B. Steuererklärungen, Vollmachten, Jahresabschlüsse)?
    • Wie werden die Freigabewege protokolliert?
    • Weitere Funktionen im Bereich digitale Signatur?

milia.io bietet eine vollständige DocuSign-Integration für rechtssichere digitale Signaturen. Dokumente können direkt aus dem DATEV DMS und der Dokumentenablage heraus signiert werden – ohne separaten Login oder zusätzliche Lizenz. Der Status aller Signaturen ist transparent einsehbar und wird protokolliert. Darüber hinaus unterstützt milia.io interne und externe Freigabeprozesse, z.B. für Steuererklärungen, Vollmachten und Jahresabschlüsse.

21. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren steuerberaterspezifischen Funktionen?
    • Mandantenkommunikation (z. B. Mandantenportal, Mandanten-App, Freigaben)
    • DATEV-Export/-Import oder Integrationen zu relevanten Behördenplattformen?
    • Intelligente Automatisierungen / KI-gestützte Funktionen?
    • Gibt es branchen- oder tätigkeits­spezifische Vorlagen?

Mandantenkommunikation: Mandantenportal (Web) und Mandanten-App (iOS/Android) für Nachrichten, Aufgaben, Dokumente und Freigaben – der Mandant hat alles in einer App. DATEV-Integration: Bidirektionale Schnittstellen für Stammdaten, DMS, Dokumentenablage und Belegbilderservice. Offiziell autorisierter DATEV-Schnittstellenpartner. KI-Funktionen: milia.AI unterstützt bei BWA-Analysen, Bescheidprüfung, Mandantenanschreiben, Lohnauswertungen, Dokumentenanforderungen und vielen weiteren Aufgaben – mit einer umfangreichen Prompt-Bibliothek speziell für den Kanzleialltag. Automatisierung: End-to-End Workflows (z.B. automatisierte Mandatsannahme, Beleganforderung) über den Workflow Builder. Branchenspezifische Vorlagen: Ja, es können branchenspezifische Workflows und Vorlagen erstellt werden. taxy.io Answers: Steuerrechtliche Wissensdatenbank powered by Otto Schmidt Verlag als buchbares Add-on.

22. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren unternehmerischen und organisatorischen Funktionen?
    • Aufgabenmanagement / Kanzleimanagement
    • Integration von Kalendern, Terminbuchung, etc.?
    • Mitarbeiter-Management (Zeiterfassung, Urlaubsplanung etc.)?
    • Erstellung von E-Rechnungen?
    • Weitere unternehmerische Funktionen?

Aufgabenmanagement mit Ticketsystem und zentraler Übersicht über alle Kanzlei-Aufgaben. Vorgangsbezogene Zusammenarbeit mit Fristen, Zuständigkeiten und Statustracking. Terminbuchung durch Mandanten direkt über die App (via einbindbarem Kalenderlink). E-Signatur über DocuSign-Integration. Funktionen wie Zeiterfassung, Urlaubsplanung, Kalender-Synchronisation und E-Rechnungserstellung sind derzeit nicht Bestandteil der Plattform. milia.io konzentriert sich auf Kollaboration, Automatisierung und KI-Assistenz als Ergänzung zu bestehenden Kanzlei-Systemen.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

23. Wie sind die Preise & Konditionen der Software? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

milia.io hat eine transparente, modulare Preisstruktur aus vier Bausteinen: Grundpauschale: ab 49 € pro Monat (eigene Instanz, Support, Updates) Pro Mitarbeiter: 9,90 € pro Monat (voller Plattform-Zugriff) milia.AI: ab 49 € pro Monat (KI-Assistenz) Pro betriebliches Mandat: 2–4 € pro Monat (degressiv, sinkt mit Volumen) Private Mandate sind kostenfrei. Alle Funktionen und zukünftige Updates sind im Preis enthalten – keine versteckten Zusatzkosten. Die Abrechnung erfolgt monatlich (netto), mit Laufzeiten von 12, 24 oder 36 Monaten. Detaillierte Preisinformationen und ein individueller Preisrechner sind verfügbar unter: https://milia.io/preise

24. Welche Support‐Möglichkeiten stehen zur Verfügung?
    • Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
    • Inhouse oder externer Support?
    • Wartezeiten?
    • Hilfe zur Selbsthilfe?

Jede Kanzlei erhält einen persönlichen Customer-Care-Ansprechpartner. Der laufende Support erfolgt per Chat – schnell, direkt und unkompliziert. Der gesamte Support wird inhouse durch das milia.io-Team geleistet, kein externer Dienstleister. Darüber hinaus steht ein umfangreiches Hilfecenter mit Artikeln und Anleitungen zur Verfügung. Ein persönliches Onboarding ist im Preis enthalten.

25. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?
    • Gibt es eine kostenlose Testversion?
    • Importfunktion?
    • Wechselservice?

Der Einstieg ist schnell und unkompliziert: Dank der DATEV-Schnittstelle werden alle Mandantenstammdaten automatisch importiert – die Implementierung ist in unter 24 Stunden abgeschlossen. In einer persönlichen Onboarding-Session wird die Plattform eingerichtet, Workflows administriert und Vorlagen erstellt. Über 200 Kanzleien wurden bereits erfolgreich ongeboardet. Ein Wechselservice von anderen Plattformen wird angeboten. Eine kostenlose Testversion gibt es aufgrund der erforderlichen DATEV-Anbindung nicht – stattdessen bieten wir eine persönliche, unverbindliche Live-Demo, in der Interessenten die Plattform kennenlernen können.

26. Wie aktiv wird Ihre Software weiterentwickelt?
    • Gibt es regelmäßige Funktionsupdates?
    • Inwiefern fließt das Feedback Ihrer Nutzer in die Produktentwicklung ein?

Sehr aktiv. milia.io wird kontinuierlich weiterentwickelt – als SaaS-Plattform profitieren alle Kunden automatisch von neuen Funktionen und Verbesserungen. Seit 2025 als Teil der Visma Gruppe stehen zusätzliche Ressourcen für die Produktentwicklung zur Verfügung. Kundenfeedback fließt direkt in die Priorisierung der Roadmap ein. Die milia.io Innovationsgarantie bedeutet: Kanzleien profitieren dauerhaft von neuen Funktionen, KI-Modulen und Prozessverbesserungen.

Abschluss‐Fragen:

27. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Sie Ihre Kunden? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

Über 200 Kanzleien – von der 4-Personen-Boutique-Kanzlei bis zur 350-Mitarbeiter-Großkanzlei – setzen auf milia.io. Über 30.000 Anwender nutzen die Plattform bereits aktiv. milia.io ist vom Deutschen Steuerberaterverband e.V. empfohlen.

Typische Rückmeldungen:

„Die Mandatsannahme, die zuvor 2–4 Stunden pro Mandant in Anspruch nahm, benötigt nun maximal 15 Minuten.“ (F+S Steuerberatung)

„Was uns an milia überzeugt hat, war das Denken in Prozessschritten und die Technik zur einheitlichen Datenbasis zwischen Mandant und Steuerberater.“ (megra, 20 Mitarbeiter)

„milia ist das erste Automatisierungstool, das unseren Anforderungen entspricht.“ (datax Treuhand, 80 Mitarbeiter)

„90% des Onboardings läuft über milia. Unsere Mitarbeiter spüren die deutliche Entlastung.“ (Steuerberater Drechsel, 5 Mitarbeiter)

Weitere Erfahrungsberichte: https://milia.io/case-studies

28. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können?

milia.io ist Marktführer für Automatisierung in der Steuerberatung in Deutschland. Über 200 Kanzleien und mehr als 30.000 Anwender nutzen die Plattform. Die Software ist vom Deutschen Steuerberaterverband e.V. empfohlen und milia.io ist offiziell autorisierter DATEV-Schnittstellenpartner. Seit 2025 ist milia.io Teil der Visma Gruppe – einem der größten Softwareanbieter Europas mit über 16.000 Mitarbeitern und Marktführerstellung in Skandinavien. Das bedeutet: langfristige Stabilität, zusätzliche Ressourcen und beschleunigte Produktentwicklung.

29. Schlussplädoyer: Für welche Steuerberaterkanzleien (Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Software besonders gut – und für welche eher weniger?

milia.io eignet sich besonders für DATEV-Kanzleien jeder Größe – von der 3-Personen-Kanzlei bis zur Großkanzlei mit 150+ Mitarbeitern –, die ihre Mandantenkommunikation professionalisieren, interne Prozesse strukturieren und mit KI-Unterstützung effizienter arbeiten möchten. Die Plattform ist ideal für Kanzleien, die bereits DATEV nutzen und eine ergänzende Lösung für Zusammenarbeit, Dokumentenmanagement und Automatisierung suchen – ohne ihr bestehendes System zu ersetzen. Weniger geeignet ist milia.io für Kanzleien, die eine Standalone-Lösung inklusive Buchhaltung und Steuererklärung suchen, oder für Kanzleien, die nicht im DATEV-Ökosystem arbeiten.