docunest als Software für eure Steuer-Kanzlei? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit docunest

Wir haben die docunest GmbH über ihre Steuerberatersoftware ausgefragt.

Die Antworten der docunest GmbH sind in blau markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & Knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Steuerberater Software in 3 Sätzen.

docunest ist eine Kanzlei-Plattform, die neben der DATEV läuft und die beiden Bereiche automatisiert, in denen in Kanzleien am meisten Handarbeit steckt: die Belegverarbeitung und die Zusammenarbeit mit dem Mandanten. Belege kommen per Mandantenportal, App oder E-Mail herein, werden von einer KI ausgelesen, nach SKR03 oder SKR04 kontiert und als fertiger Buchungsstapel an DATEV übergeben. Dazu kommen Mandantenportal, digitale Freizeichnung, Dateiaustausch, Auftragssteuerung, Zeiterfassung und StBVV-Rechnungen in einer Oberfläche, entwickelt von einem Team aus Steuerberatern und Softwareentwicklern.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

docunest schließt eine Lücke, die im Markt bisher zwei getrennte Systeme erfordert. Auf der einen Seite gibt es Mandantenportale und Kollaborationsplattformen: Sie transportieren Belege zwischen Mandant und Kanzlei, kontieren sie aber nicht. Auf der anderen Seite gibt es spezialisierte KI-Buchhaltungstools: Sie kontieren, bieten aber kein Portal, keine Auftragssteuerung und keine Freizeichnung. In docunest ist es derselbe Beleg vom Mandanten-Upload bis zum Buchungsstapel, in einem System, mit einer Anmeldung und einem Vertrag.

Drei Punkte sind aus unserer Sicht besser gelöst als bei vergleichbaren Produkten:

• • • Die Automatisierung endet nicht beim Belegtransport. Viele Cloud-Lösungen im DATEV-Umfeld reichen Belege durch. docunest erzeugt den Buchungssatz: Vorsteuerprüfung, Umsatzsteuer-Splits, § 13b Reverse-Charge, Skonto, Anzahlungen und Fremdwährung sind abgebildet, ebenso Automatikkonten und BU-Schlüssel. Die Engine lernt aus jeder Korrektur des Steuerberaters, sodass wiederkehrende Lieferanten nach wenigen Belegen ohne Nacharbeit durchlaufen.
    • Das Preismodell rechnet nicht pro Mandant. docunest kostet eine Pauschale pro Kanzlei. Wächst der Mandantenstamm, bleibt der Preis gleich. Lösungen mit einem Preis je Mandat werden mit dem Erfolg der Kanzlei teurer, und gerade die kleinen Mandate, bei denen sich Automatisierung am meisten lohnt, rechnen sich dann am schlechtesten.
    • Kein Bindungsrisiko beim Einstieg. 30 Tage kostenlos testen, danach monatlich kündbar, keine Einrichtungsgebühr. In diesem Marktsegment sind Mindestlaufzeiten von 12 bis 36 Monaten üblich, und mehrere Anbieter verzichten ganz auf eine Testphase, weil ihre Einrichtung zu aufwendig ist.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

docunest erstellt keine Steuererklärungen, keine Jahresabschlüsse und keine Lohnabrechnungen und hat bewusst keine ELSTER-Anbindung. Wer eine Software sucht, die die Deklaration selbst übernimmt, wird sie in docunest nicht finden. Das ist eine Architekturentscheidung: Die Deklaration ist in der DATEV hervorragend gelöst und tief in die Kanzleiprozesse eingebettet, und ein zweiter Ort für dieselbe Arbeit schafft keinen Nutzen, sondern Abstimmungsaufwand. Unsere Arbeit liegt vor und neben diesem Schritt, bei der Vorerfassung, der Kontierung und der Zusammenarbeit mit dem Mandanten.

Ehrlich benannt: docunest ist mit über 50 Kanzleien jünger und kleiner als die etablierten Häuser im Markt. Wer Referenzlisten mit vierstelligen Kanzleizahlen als Auswahlkriterium ansetzt, wird andere Anbieter vorne sehen. Der Gegenwert ist ein kurzer Draht in die Entwicklung: Anforderungen aus dem Kanzleialltag landen bei uns in Wochen im Produkt, nicht in Jahresreleases.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

docunest ist eine reine Web-Anwendung. Es gibt keine Installationssoftware, keinen lokalen Client, keinen Terminalserver und keine eigene Serverinfrastruktur in der Kanzlei. Die Kanzlei arbeitet im Browser, der Mandant über das Mandantenportal oder die Mandanten-App für iOS und Android. Das unterscheidet docunest von der Mehrheit der Kanzleisoftware am Markt, die weiterhin als Desktop-Installation oder Client-Server-Lösung ausgeliefert wird und damit IT-Betrieb in der Kanzlei voraussetzt.

Für die Verbindung zur DATEV läuft bei Bedarf ein Connector im Kanzleinetz, der die lokale DATEV-Schnittstelle erreichbar macht. Die Einrichtung übernehmen wir gemeinsam mit der Kanzlei, laufender Betrieb oder Wartung fällt dafür nicht an.

5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

Ja, auf beiden Seiten.

Für Mandanten gibt es die docunest-App für iOS und Android. Damit fotografieren Mandanten Belege ab, laden Dokumente hoch, sehen ihre Auswertungen, erledigen Aufgaben der Kanzlei und unterschreiben digital. Der Login läuft über einen Magic-Link per E-Mail, der Mandant muss sich also kein weiteres Passwort merken, was in der Praxis die häufigste Ursache für ungenutzte Mandantenportale beseitigt.

Für Mitarbeiter der Mandanten gibt es zusätzlich die Zeiterfassungs-App, ebenfalls für iOS und Android, mit Stempeluhr, Pausen, Urlaubsanträgen, Dienstplan und Statistiken.

Das Kanzlei-Dashboard ist responsiv und ab Tablet-Größe gut nutzbar. Für die tägliche Bearbeitung von Buchungsvorschlägen empfehlen wir den Desktop-Browser, weil dort Beleg und Buchungssatz nebeneinander liegen.

6. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

Ja, ohne Begrenzung der gleichzeitigen Sitzungen und ohne Lizenzserver, der Plätze zuteilt. Jeder Nutzer hat einen eigenen Zugang, Rechte werden pro Rolle und pro Mandant vergeben. Über die Mandanten-Sichtbarkeit lässt sich steuern, welcher Mitarbeiter welche Mandate überhaupt sieht, was in Kanzleien mit sensiblen Mandaten oder klarer Teamtrennung regelmäßig gefordert wird.

Zu beachten ist lediglich die Preisstruktur: In jedem Paket sind fünf Nutzer enthalten, jeder weitere kostet 9 Euro im Monat. Mandanten und deren Mitarbeiter zählen nicht als Nutzer und verursachen keine zusätzlichen Kosten.

7. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

Ein aktueller Browser und eine Internetverbindung. docunest läuft in Chrome, Edge, Firefox und Safari, unabhängig davon, ob die Kanzlei mit Windows, macOS oder Linux arbeitet. Es gibt keine Anforderungen an Prozessor, Arbeitsspeicher oder Grafikkarte, keine Server-Voraussetzungen und keine Datenbankinstallation. Die Mandanten-App setzt iOS 15 oder Android 8 aufwärts voraus.

8. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Teilweise, und zwar dort, wo er gebraucht wird. Die Zeiterfassungs-App arbeitet vollständig offline-first: Stempelungen, Pausen und Erfassungen werden lokal auf dem Gerät gespeichert und synchronisieren sich automatisch, sobald wieder Verbindung besteht. Das ist auf Baustellen, in Werkshallen und im Außendienst regelmäßig entscheidend und in dieser Form unter den Lösungen im Kanzleiumfeld selten.

Das Kanzlei-Dashboard und das Mandantenportal setzen eine Internetverbindung voraus. Für die Belegverarbeitung ist das folgerichtig, da Auslesung und Kontierung serverseitig laufen.

9. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

Updates werden zentral eingespielt, in der Regel mehrmals pro Monat. Die Kanzlei muss nichts installieren, nichts freigeben und nichts planen, es gibt keine Wartungsfenster, in denen die Arbeit stillsteht, und keine Versionsstände, die zwischen Arbeitsplätzen auseinanderlaufen. Alle Kanzleien arbeiten immer auf demselben Stand. Neue Funktionen sind im Preis enthalten und werden nicht separat berechnet.

Gesetzliche Änderungen bilden wir zeitnah ab. Die StBVV-Tabellen A bis D sind auf dem Stand 2025 nach BGBl. 2025 I Nr. 105 und 372 hinterlegt, die Arbeitszeitregeln der Zeiterfassung folgen ArbZG und JArbSchG.

10. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

Backups laufen automatisch als Teil des Plattformbetriebs, mehrfach täglich, mit Point-in-Time-Wiederherstellung. Die Kanzlei muss dafür nichts einrichten, nichts überwachen und nichts bezahlen. Das ist der wesentliche Vorteil gegenüber lokal installierter Kanzleisoftware, bei der die Sicherung Sache der Kanzlei oder ihres IT-Dienstleisters bleibt und im Ernstfall häufig lückenhaft ist.

Für Kanzleien, die zusätzlich eigene Kopien wünschen, lassen sich Auswertungen, Stundenzettel, Mandantenlisten, Rechnungen und Buchungsstapel jederzeit als CSV, XLSX oder PDF exportieren. Die Belege selbst liegen nach der Übergabe ohnehin auch in der DATEV.

11. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

docunest wird ausschließlich in Deutschland gehostet und ist mit dem Siegel „Software Hosted in Germany 2026″ ausgezeichnet. Es findet keine Verarbeitung in Drittländern statt. Die Verarbeitung ist DSGVO-konform, ein Auftragsverarbeitungsvertrag wird gestellt, die Übertragung erfolgt durchgehend verschlüsselt.

Der Zugriff auf Mandantendaten wird über Rollen und eine Mandanten-Whitelist pro Mitarbeiter gesteuert. Beim Dateiaustausch mit Externen kommen zusätzliche Schutzebenen hinzu: Passwortschutz, SMS-PIN als zweiter Faktor, Ablaufdatum des Links, begrenzte Downloadzahl und eine Vertraulichkeitsstufe je Vorgang. Jeder Zugriff wird protokolliert, sodass für jeden Vorgang nachvollziehbar bleibt, wer wann welche Datei geöffnet oder heruntergeladen hat. Im Mandantenportal ersetzt ein Magic-Link per E-Mail das Passwort, wodurch die in der Praxis größte Schwachstelle, das vom Mandanten notierte oder mehrfach verwendete Kennwort, entfällt.

12. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

docunest ist offizieller DATEV-Schnittstellenanbieter. Die Anbindung erfolgt über zwei Wege, die sich ergänzen:

• • • Zur lokalen DATEV-Installation über ein zertifiziertes Gateway. Darüber synchronisiert docunest die Mandantenstammdaten inklusive Adressen und Kommunikationsdaten, liest Dokumente aus dem DATEV-DMS, holt Wirtschaftsjahre und Kontenrahmen und liest die offenen Posten aus Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung.
    • Zur DATEV-Cloud über die offizielle Online-API mit OAuth-Anmeldung pro Kanzlei. Darüber gehen Belege direkt in DATEV Belege online und Buchungsstapel in den Bestand.

Dazu kommen: Bankanbindung über finAPI nach PSD2 für den Zahlungsabgleich, Belegimport per E-Mail-Weiterleitung sowie über GetMyInvoices und invoicefetcher, Verarbeitung von ZUGFeRD und XRechnung im Eingang, Ausgabe von ZUGFeRD 2.4 als PDF/A-3 bei den Rechnungen, DATEV-Lohnexport in den Formaten Lodas und LuG aus der Zeiterfassung, und eine offene REST-API mit API-Key für eigene Anbindungen.

Der praktische Nutzen liegt im Wegfall der Doppelerfassung. Mandantenstammdaten werden einmal in der DATEV gepflegt und fließen von dort nach docunest. Belege fließen den umgekehrten Weg zurück. Niemand tippt etwas zweimal.

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im Steuerberater-Alltag

13. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Mandantenverwaltung?
    • Wie werden Mandanten-Daten organisiert und gepflegt?
    • Wie wird die Übersicht zu Fristen, Vorgängen oder offenen Aufgaben pro Mandant geboten?
    • Weitere Funktionen im Bereich Mandantenverwaltung?

Die Mandantendaten kommen aus der DATEV und werden über die Mandantennummer automatisch zugeordnet, auch bei wiederholtem Abgleich entstehen keine Dubletten. Angelegt wird also nichts doppelt.

Pro Mandant laufen in docunest alle Vorgänge zusammen: offene Aufgaben mit Fristen und Zuständigkeit, angeforderte und eingegangene Unterlagen, Freizeichnungen, Rechnungen, Buchungsstapel, geprüfte Bescheide und die gesamte Kommunikation. Für jeden Mandanten ist ein Mandatsverantwortlicher hinterlegt, der auch auf den Rechnungen als Ansprechpartner erscheint.

Die Fristenübersicht arbeitet auf zwei Ebenen. Der Steuer-Termin-Manager verwaltet die wiederkehrenden Zahlungstermine für Lohnsteuer, Umsatzsteuer, Gewerbesteuer, Körperschaftsteuer und Einkommensteuer und erinnert automatisch sieben Tage und einen Tag vor Fälligkeit, wahlweise auch den Mandanten. Die Auftragssteuerung zeigt daneben alle laufenden Arbeiten mit Fälligkeit und Bearbeitungsstand.

Eine Besonderheit ist die Sichtbarkeitssteuerung: Über eine Whitelist pro Mitarbeiter lässt sich festlegen, wer welche Mandate überhaupt sieht.

14. Inwiefern unterstützt Ihre Software im Bereich Rechnungswesen & Buchhaltung?
    • Gibt es Funktionen zur Buchung von Geschäftsfällen?
    • Unterstützt Ihre Software verschiedene Kontenrahmen?
    • Können Auswertungen (z. B. BWA, Summen- und Saldenliste) automatisch generiert werden?
    • Weitere Funktionen im Bereich Rechnungswesen/Buchhaltung?

Das ist der Kern von docunest, und hier liegt aus unserer Sicht der deutlichste Unterschied zu vergleichbaren Cloud-Lösungen im DATEV-Umfeld. Die meisten von ihnen organisieren den Belegtransport zwischen Mandant und Kanzlei. docunest erzeugt den Buchungssatz.

Der Ablauf: Der Beleg kommt herein, per App-Foto des Mandanten, über das Mandantenportal, per E-Mail-Weiterleitung an eine Kanzleiadresse oder aus dem Bankkonto. Eine KI liest ihn aus, wobei ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien direkt strukturiert verarbeitet werden und nur Papierbelege und Scans durch die Texterkennung laufen. Anschließend wird kontiert, in einer mehrstufigen Kaskade: zuerst über hinterlegte Lieferantenvorgaben, dann über Regeln der Kanzlei, dann über das Sprachmodell, und erst wenn nichts davon greift, geht der Beleg zur manuellen Klärung. Der Steuerberater prüft den Vorschlag, korrigiert bei Bedarf, und die Engine lernt aus dieser Korrektur für alle künftigen Belege dieses Lieferanten.

• • • Kontenrahmen: SKR03 und SKR04, mit den Sachkontenlängen der jeweiligen Kanzlei, inklusive Automatikkonten und passender BU-Schlüssel.
    • Abgedeckte Sonderfälle: Umsatzsteuer-Splits über mehrere Steuersätze, § 13b Reverse-Charge, Skonto, geleistete Anzahlungen mit Verrechnung bei der Schlussrechnung, Fremdwährung, Bewirtung und Trinkgeld, Barzahlung und private Vorlage, Kreditkartenabrechnungen mit Einzelposten sowie beleglose Dauerbuchungen.
    • Übergabe: Als DATEV-Buchungsstapel im EXTF-Format oder direkt über die Online-API in den DATEV-Bestand. Der Beleg hängt am Buchungssatz, sodass in der DATEV nichts nachgesucht werden muss.
    • Zahlungsabgleich: Über die Bankanbindung nach PSD2 werden Zahlungen den Belegen zugeordnet, sodass Beleg und Zahlung getrennt bleiben und der offene-Posten-Stand jederzeit stimmt.
    • Auswertungen: BWA und Umsatzsteuer-Voranmeldung werden aus der Summen- und Saldenliste der DATEV erzeugt und lassen sich für den Mandanten im Portal interaktiv aufbereiten, statt als PDF-Anhang zu versanden.
    • Was docunest nicht macht: Jahresabschluss, Bilanz und E-Bilanz. Diese Arbeit bleibt in der DATEV.

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung?
    • Können verschiedene Abrechnungsmodelle berücksichtigt werden (z. B. Stundenlohn, Provision, Umsatzbeteiligung, etc.)?
    • Gibt es Schnittstellen zu Krankenkassen, Finanzamt etc.?
    • Automatische Erstellung und Versand von Lohnscheinen?
    • Weitere Funktionen im Bereich Lohn- & Gehaltsabrechnung?

docunest rechnet den Lohn nicht selbst ab, liefert aber die Daten, an denen die Lohnabrechnung in der Praxis hängt, vollständig und geprüft an.

• • • Personalstammdaten: Neue Mitarbeiter füllen einen mehrstufigen Personalfragebogen digital aus. Die Pflichtfelder werden dabei so geprüft, dass die Daten für den DATEV-Import vollständig sind, was das übliche Nachtelefonieren wegen fehlender Sozialversicherungsnummern oder Steuer-IDs erspart. Das Ergebnis geht als PDF in die Personalakte und zur digitalen Freizeichnung an den Mitarbeiter.
    • Bewegungsdaten: Die Bewegungsdaten-Matrix bildet die Lohnarten des Mandanten ab und exportiert nach DATEV Lodas und LuG.
    • Zeitdaten: Die integrierte Zeiterfassung liefert Arbeitszeiten, Überstunden mit Zuschlagsmultiplikatoren, Urlaub und Abwesenheiten direkt in denselben Export. Damit sind Stundenlohn, variable Bezüge und Zuschläge abgedeckt. Die Prüfung auf Pausenzeiten, Höchstarbeitszeit, Ruhezeiten, Nachtarbeit und die Sonderregeln für Minderjährige nach JArbSchG läuft automatisch mit, ebenso die Minijob-Grenze.
    • Anforderung der Monatsdaten: Wiederkehrende Unterlagen wie Krankmeldungen, variable Bezüge oder Personalveränderungen fordert docunest beim Mandanten strukturiert per Checkliste an, mit automatischer Erinnerung.

Eine eigene Schnittstelle zu Krankenkassen oder zum Finanzamt hat docunest nicht, diese Meldungen laufen über das Lohnprogramm.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Steuererklärung?
    • Welche Steuerarten werden abgedeckt (z. B. USt, ESt, GewSt, LSt, Grundsteuer)?
    • Können Steuerbescheide und -erklärungen direkt digital übermittelt werden?
    • Gibt es eine ELSTER-Anbindung?
    • Weitere Funktionen im Bereich Steuererklärung?

docunest erstellt keine Steuererklärungen und hat keine ELSTER-Anbindung. Die Deklaration bleibt in der DATEV.

Zwei Schritte davor und danach sind aber abgedeckt:

• • • Vorher: Die benötigten Unterlagen werden beim Mandanten strukturiert per Checkliste angefordert, mit Statusverfolgung je Position und automatischer Erinnerung. Die Kanzlei sieht jederzeit, was fehlt, ohne nachfragen zu müssen.
    • Nachher, und das ist der ungewöhnlichere Teil: docunest prüft den Steuerbescheid automatisch gegen die eingereichte Erklärung. Bescheid und Erklärung werden im DATEV-DMS gefunden, ausgelesen und Position für Position abgeglichen. Das Ergebnis zeigt jede Abweichung mit Betrag und der Erläuterung des Finanzamts, dazu die künftigen Vorauszahlungen und eine Einspruchsempfehlung mit Hinweis auf die Einspruchsfrist. Abgedeckt sind Umsatzsteuer, Gewerbesteuer, Körperschaftsteuer und Einkommensteuer, wobei jede Steuerart einzeln geprüft wird. Über jeden Lauf bleibt in der Historie nachvollziehbar, wer wann welches Jahr geprüft hat, und das Ergebnis lässt sich für den Mandanten im Portal freigeben.

Der Bescheidabgleich ist eine Tätigkeit, die in vielen Kanzleien unter Zeitdruck verkürzt wird. Das ist der Grund, warum wir sie automatisiert haben.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Dokumentenmanagement?
    • Wie werden Dokumente abgelegt, verschlagwortet und strukturiert?
    • Werden GoBD-konforme Archivierung und gesetzliche Aufbewahrungsfristen unterstützt?
    • Wie wird der Zugriff auf sensible Mandantendokumente datenschutzkonform geregelt (z. B. Rollen, Rechte, Verschlüsselung)?
    • Weitere Funktionen im Bereich Dokumentenmanagement?

docunest legt Dokumente vorgangsbezogen ab, also am Mandanten, am Auftrag, an der Freizeichnung oder am Beleg, statt in einer separaten Ordnerstruktur, die parallel gepflegt werden müsste. Über die DMS-Schnittstelle werden Dokumente mit dem DATEV-DMS ausgetauscht: Unterlagen, die der Mandant hochlädt, lassen sich direkt mit Belegtyp und Zuordnung ins DATEV-DMS übernehmen.

Für die GoBD-konforme Archivierung und die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ist das DATEV-DMS die führende Ablage, was in DATEV-Kanzleien der saubere Weg ist, weil sonst zwei Archive mit unterschiedlichem Stand entstehen. Innerhalb von docunest sind Rechnungen zusätzlich GoBD-konform mit eigenem Audit-Trail archiviert: Nach der Finalisierung sind Absender- und Empfängerdaten als Momentaufnahme eingefroren und nicht mehr veränderbar.

Der Zugriff wird über Rollen, die Mandanten-Whitelist und beim externen Versand über Passwort, SMS-PIN, Ablaufdatum und Downloadlimit gesteuert. Jeder Zugriff ist protokolliert.

Für den dauerhaften Austausch gibt es zusätzlich Datenräume: einen gemeinsamen Bereich pro Mandat, der nicht nach einem Versand abläuft, mit Kommentarfunktion zwischen Kanzlei und Mandant und der Möglichkeit, Kommentare als rein intern zu markieren.

18. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Erstellung von Jahresabschlüssen?
    • Welche Formate werden unterstützt (z. B. E-Bilanz)?
    • Gibt es automatisierte Vorlagen und Prüfungsfunktionen? Wie werden diese umgesetzt?
    • Können Daten aus der laufenden Buchhaltung direkt übernommen werden?
    • Weitere Funktionen im Bereich Jahresabschluss?

docunest erstellt keine Jahresabschlüsse und keine E-Bilanz. Diese Arbeit bleibt in der DATEV.

Was docunest beiträgt, ist die Vorarbeit und die Steuerung: Die laufende Buchhaltung ist über die Buchungsstapel bereits in der DATEV, die Abschlussunterlagen werden beim Mandanten per Checkliste angefordert, und der Jahresabschluss läuft als eigenes Board durch die Auftragssteuerung, mit Checkliste je Arbeitsschritt, Zuständigkeit, Frist und Soll-Ist-Stunden. Die Kanzleileitung sieht jederzeit, welche Abschlüsse in welchem Stadium stehen und wo es klemmt. Interne Freigaben und die Freizeichnung durch den Mandanten laufen im selben System.

19. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Controlling und bei Auswertungen?
    • Welche Berichte können erstellt werden?
    • Gibt es grafische Dashboards?
    • Können individuelle Kennzahlen definiert und überwacht werden?
    • Weitere Funktionen im Bereich Controlling?

Auf zwei Ebenen: für den Mandanten und für die Kanzlei selbst.

• • • Für den Mandanten: BWA und Umsatzsteuer-Voranmeldung werden aus der Summen- und Saldenliste erzeugt und im Mandantenportal interaktiv dargestellt, mit Zeitreihen und der Möglichkeit, von der Kennzahl auf die Konten zu gehen. Dazu kommen die offenen Posten aus Debitoren und Kreditoren und eine Übersicht der Vorauszahlungen nach Jahr und Steuerart. Der Mandant sieht seine Zahlen also, statt eine PDF-BWA zu bekommen, die er nicht liest.
    • Für die Kanzlei: Das Reporting zeigt die Aufgaben je Board, den Vergleich von Soll- und Ist-Stunden pro Sachbearbeiter, überfällige Aufgaben und die Fälligkeiten der nächsten sieben Tage. Über die Zeiterfassung je Auftrag wird sichtbar, welche Mandate wirtschaftlich tragen und welche über der kalkulierten Zeit liegen, was die Grundlage für Honorargespräche ist. Aus der Zeiterfassung lassen sich außerdem Leistungsnachweise und Projektauswertungen erzeugen.

Alle Auswertungen sind als CSV, XLSX oder PDF exportierbar.

20. Inwiefern unterstützt Ihre Software digitale Unterschriften oder Freigabeprozesse?
    • Integration von Lösungen wie DocuSign, FP Sign etc.?
    • Elektronische Freigaben (z. B. Steuererklärungen, Vollmachten, Jahresabschlüsse)?
    • Wie werden die Freigabewege protokolliert?
    • Weitere Funktionen im Bereich digitale Signatur?

Die Freizeichnung ist Bestandteil von docunest und keine Zukaufkomponente. Es braucht also keine zusätzliche Lizenz bei einem Signaturanbieter, keinen zweiten Login und keine Weitergabe der Mandantendokumente an einen weiteren Dienstleister. Unterschrieben wird eIDAS-konform.

Der Ablauf: Die Kanzlei lädt das PDF hoch oder erzeugt es aus einer Vorlage, setzt die Signaturfelder, und der Mandant unterschreibt über einen Link oder direkt im Portal, auch vom Smartphone. Das signierte PDF liegt anschließend bei beiden Seiten. Typische Anwendungsfälle sind Steuerberatungsverträge, Vollmachten, Auftragsverarbeitungsverträge, Personalfragebögen und die Freigabe von Auswertungen.

• • • Protokollierung: Jeder Schritt wird mit Zeitstempel festgehalten, vom Versand über das Öffnen bis zur Unterschrift, und ist als Nachweis abrufbar.
    • Verbindung zum Dokumentengenerator: Word-Vorlagen der Kanzlei werden aus den Mandantenstammdaten automatisch befüllt, die Signaturstellen werden über Platzhalter im Dokument gesetzt, und das fertige Dokument geht direkt in die Freizeichnung. Vom Vertragsentwurf bis zur unterschriebenen Fassung bleibt es damit ein Vorgang.

21. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren steuerberaterspezifischen Funktionen?
    • Mandantenkommunikation (z. B. Mandantenportal, Mandanten-App, Freigaben)
    • DATEV-Export/-Import oder Integrationen zu relevanten Behördenplattformen?
    • Intelligente Automatisierungen / KI-gestützte Funktionen?
    • Gibt es branchen- oder tätigkeitsspezifische Vorlagen?

• • • Mandantenkommunikation. Das Mandantenportal ist als App für iOS und Android und als Web-Anwendung verfügbar. Der Login läuft über einen Magic-Link per E-Mail, ohne zusätzliches Passwort. Der Mandant sieht dort seine Auswertungen, offenen Posten und Vorauszahlungen, lädt Belege und Unterlagen hoch, bearbeitet Aufgaben der Kanzlei, unterschreibt Dokumente und kann Rückfragen direkt am Vorgang stellen. Die Kanzlei steuert pro Vorgang, was der Mandant sieht. Auf Wunsch läuft das Portal vollständig im Branding der Kanzlei, unter deren eigener Subdomain und mit deren Absenderadresse.
    • DATEV-Integration. Bidirektional für Stammdaten, DMS, Belege und Buchungsstapel, dazu offene Posten und Wirtschaftsjahre. docunest ist offizieller DATEV-Schnittstellenanbieter.
    • KI-gestützte Funktionen. Vier Stellen, an denen KI nicht assistiert, sondern Arbeit übernimmt: die Belegauslesung und Kontierung mit selbstlernender Logik aus den Korrekturen des Steuerberaters, die Prüfung von Steuerbescheiden gegen die Erklärung, das Auslesen von Kontoauszügen für den Zahlungsabgleich und die Aufbereitung der BWA für den Mandanten. Der Unterschied zu einem Chat-Assistenten ist, dass am Ende ein Buchungssatz oder ein Prüfergebnis steht und nicht ein Textvorschlag, den jemand noch verarbeiten muss.
    • Vorlagen. Sieben vorkonfigurierte Boards für die wiederkehrende Kanzleiarbeit, von Finanzbuchhaltung über Lohn und Onboarding bis Jahresabschluss und Bundesanzeiger, jeweils mit Checklisten. Dazu Nachrichtenvorlagen für den Dateiaustausch und Dokumentvorlagen für Verträge und Vollmachten. Alles ist an die eigenen Kanzleiprozesse anpassbar.

22. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren unternehmerischen und organisatorischen Funktionen?
    • Aufgabenmanagement / Kanzleimanagement
    • Integration von Kalendern, Terminbuchung, etc.?
    • Mitarbeiter-Management (Zeiterfassung, Urlaubsplanung etc.)?
    • Erstellung von E-Rechnungen?
    • Weitere unternehmerische Funktionen?

• • • Auftrags- und Kanzleimanagement. Wiederkehrende Mandantenarbeit läuft als Kanban-Board mit Serien: Ist der Monatsabschluss eines Mandanten erledigt, entsteht die Aufgabe für die Folgeperiode automatisch, monatlich, quartalsweise oder jährlich. Jede Aufgabe trägt Soll- und Ist-Stunden, Checkliste, Fälligkeit, mehrere Sachbearbeiter und Labels. Drei Ansichten stehen zur Verfügung: Kanban, Tabelle mit CSV-Export und Kalender. Abgeschlossene Aufgaben landen automatisch auf einem Board „Fakturierbar“, aus dem sich die Rechnung erzeugen lässt, was die klassische Lücke zwischen erbrachter Leistung und geschriebener Rechnung schließt.
    • Zeiterfassung. Vollwertig und nicht als Nebenfunktion: Stempeluhr per App, Browser oder Kiosk-Terminal mit PIN und NFC, Pausenautomatik, Überstundenkonten, Urlaubsverwaltung mit Genehmigungsworkflow, Dienstplanung mit Schichttausch, Geofencing und Projektzeiterfassung mit Stundensätzen. Die Prüfung nach ArbZG und JArbSchG läuft automatisch mit. Kanzleien nutzen das für die eigenen Mitarbeiter und bieten es zugleich ihren Mandanten als Leistung an, mit direktem Weg der Zeitdaten in die Lohnabrechnung.
    • Rechnungen. StBVV-konforme Honorarabrechnung mit den Tabellen A bis D, Wertgebühren, Zeit- und Pauschalgebühren, Auslagen, Vergütungsvereinbarungen nach § 4 und mehreren Auftraggebern nach § 6. Ausgeliefert wird als E-Rechnung im Format ZUGFeRD 2.4 als PDF/A-3, damit als hybride Datei, die sowohl lesbar als auch maschinell verarbeitbar ist. Der Status läuft von Entwurf über Finalisierung bis Bezahlt oder Storniert, mit GoBD-konformem Audit-Trail.
    • Termine und Kalender. Fristen und Fälligkeiten liegen in der Kalenderansicht, Erinnerungen laufen automatisch per E-Mail. Eine Synchronisation mit Outlook oder Google Kalender ist derzeit nicht enthalten.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

23. Wie sind die Preise & Konditionen der Software? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

docunest rechnet als Pauschale pro Kanzlei ab, nicht pro Mandant. Alle Preise netto pro Monat.

Basispakete, jeweils inklusive fünf Nutzer:

Jeder weitere Nutzer kostet 9 Euro. Mandanten und deren Mitarbeiter zählen nicht als Nutzer und kosten nichts.

Zubuchbare Module:

Konditionen: Keine Einrichtungsgebühr, keine Mindestvertragslaufzeit, monatlich kündbar, 30 Tage kostenlos testen.

Zwei Punkte, die uns im Marktvergleich wichtig sind:

• • • Erstens die fehlende Mandantenstaffel. Bei Preismodellen mit einem Betrag je Mandat, wie sie im Segment der Kanzleiplattformen verbreitet sind, kommen bei 100 betrieblichen Mandaten schnell mehrere hundert Euro monatlich allein aus dieser Position zusammen, und die Rechnung wächst mit jedem gewonnenen Mandat. Bei docunest bleibt der Preis gleich, was Automatisierung gerade für die vielen kleinen Mandate wirtschaftlich macht, bei denen sie am meisten Zeit spart.
    • Zweitens die monatliche Kündbarkeit. In diesem Marktsegment sind Laufzeiten von 12 bis 36 Monaten die Regel, ein Anbieter im Vergleich verlangt mindestens 24 Monate. Wir halten es für das falsche Signal, eine Kanzlei für zwei Jahre zu binden, bevor sie weiß, ob die Software im Alltag trägt. Wer bei uns nach vier Monaten aufhören möchte, kann das tun.

24. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?
    • Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
    • Inhouse oder externer Support?
    • Wartezeiten?
    • „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos?

Der Support wird vollständig inhouse geleistet, es gibt keinen ausgelagerten Dienstleister und keine Ticketwarteschlange bei Dritten. Erreichbar sind wir per E-Mail und Telefon zu Geschäftszeiten sowie bei Bedarf per Bildschirmfreigabe, wenn sich etwas schneller zeigen als beschreiben lässt.

Jede Kanzlei bekommt beim Start ein persönliches Onboarding, in dem gemeinsam eingerichtet wird: DATEV-Verbindung, Mandantenimport, Boards und Checklisten, Vorlagen und Nutzer. Das ist im Preis enthalten und wird nicht separat berechnet.

Für die Selbsthilfe gibt es ein Hilfecenter mit bebilderten Anleitungen. Ein Vorteil der reinen Web-Anwendung ist dabei, dass ein großer Teil klassischer Supportfälle gar nicht entsteht: keine Installationsprobleme, keine auseinanderlaufenden Versionsstände, keine Fehler nach einem Windows-Update.

Dass Steuerberater zum Team gehören, ist hier der praktische Unterschied. Fragen aus dem Kanzleialltag treffen bei uns auf jemanden, der den Sachverhalt kennt, und nicht nur auf jemanden, der die Software kennt.

25. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?
    • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
    • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
    • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?

• • • Testversion: 30 Tage kostenlos, mit vollem Funktionsumfang und ohne Einschränkung der Mandantenzahl. Keine Zahlungsdaten nötig, keine automatische Verlängerung in einen Vertrag. Belege können mit echten Daten getestet werden, was der einzige belastbare Weg ist, die Kontierungsqualität zu beurteilen. Mehrere Anbieter in diesem Marktsegment bieten gar keine Testphase, sondern nur eine begleitete Demo.
    • Datenübernahme: Die Mandantenstammdaten kommen über die DATEV-Schnittstelle, mit automatischer Zuordnung über die Mandantennummer und ohne Dubletten bei wiederholtem Abgleich. Mitarbeiterdaten lassen sich per CSV importieren. Eine manuelle Erfassung des Mandantenstamms entfällt damit.
    • Einrichtung: Wir richten gemeinsam mit der Kanzlei ein, in der Regel innerhalb weniger Tage. Es gibt keine Installation, keine Serverbereitstellung und keine Einrichtungsgebühr. Bei größeren Mandantenbeständen erfolgt der Import in Blöcken, was wir begleiten.
    • Kein Ausstiegsrisiko: Monatliche Kündbarkeit bedeutet, dass die Entscheidung für docunest keine Zwei-Jahres-Entscheidung ist. Belege und Buchungen liegen ohnehin in der DATEV, Auswertungen und Stammdaten sind jederzeit exportierbar.

26. Wie aktiv wird Ihre Software weiterentwickelt?
    • Gibt es regelmäßige Funktionsupdates?
    • Inwiefern fließt das Feedback Ihrer Nutzer in die Produktentwicklung ein?

Es gibt mehrere Releases pro Monat, sämtliche Kanzleien arbeiten immer auf dem aktuellen Stand, und neue Funktionen sind im Preis enthalten.

Das Nutzerfeedback ist bei uns nicht ein Kanal unter mehreren, sondern die Hauptquelle der Roadmap. Steuerberater gehören zum Team, und mehrere Module sind aus einem konkreten Bedarf in einer Kanzlei entstanden: Die Auftragssteuerung wurde gemeinsam mit Kanzleien im laufenden Betrieb entwickelt und vor dem Start über Monate im echten Alltag erprobt. Die automatische Bescheidprüfung entstand aus der Beobachtung, dass der Abgleich zwischen Bescheid und Erklärung unter Zeitdruck regelmäßig verkürzt wird.

Weil docunest eine Web-Anwendung ohne Installation ist, liegen zwischen einer Anforderung aus der Kanzlei und der Verfügbarkeit für alle Kunden häufig nur Wochen. Für Kanzleien bedeutet das vor allem eines: Der Wunsch, der im Frühjahr geäußert wird, muss nicht bis zum Jahresrelease warten.

Abschluss-Fragen:

27. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Sie Ihre Kunden? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

docunest ist bei über 50 Kanzleien im produktiven Einsatz, von der Zwei-Personen-Kanzlei bis zu Kanzleien mit mehreren Standorten.

Die Rückmeldungen drehen sich fast immer um dieselben zwei Punkte. Der erste ist die eingesparte Zeit bei der Belegvorbereitung, weil die Vorkontierung nicht mehr Position für Position von Hand entsteht, sondern geprüft und freigegeben wird. Der zweite ist die Entlastung im Kontakt mit dem Mandanten: Wenn Unterlagen strukturiert per Checkliste angefordert werden und der Mandant seinen Stand selbst sieht, entfällt ein erheblicher Teil der Nachfragen, die sonst Telefonzeit binden.

Was wir an unseren Kunden schätzen: Sie melden sich, wenn etwas nicht passt, und zwar konkret. Ein großer Teil unserer Funktionen geht auf solche Hinweise zurück.

Typische Rückmeldungen:

„Mit docunest haben wir unsere digitalen Kanzleiprozesse deutlich vereinfacht und strukturiert. Die Lösung ist praxisnah, zuverlässig und optimal auf die Anforderungen von Steuerkanzleien und Mandanten abgestimmt. Besonders schätzen wir die intuitive Bedienung, die professionelle Zusammenarbeit sowie die kontinuierliche Weiterentwicklung, insbesondere im Hinblick auf die DATEV-Schnittstelle.“
Andreas Tischler, Tischler Tax and Audit GmbH & Co. KG

„Vor allem in der Freizeichnung hilft uns docunest durch die automatische Erinnerung. Durch den Wegfall der manuellen Erinnerung ist eine erhebliche zeitliche Entlastung der Mitarbeiter entstanden.“
Peter Schmidt, ABG Müller-Jung GmbH

„Unsere Mandanten kommen mit docunest sofort zurecht. Personalfragebögen, Dokumente und Bewegungsdaten werden einfach digital übermittelt. Das reduziert Rückfragen und beschleunigt die Lohnabrechnung deutlich.„
Cyra Borchers, Weitblick Steuerberatungsgesellschaft mbH

„Die intuitive Bedienung ermöglicht es uns und unseren Mandaten, sicher und schnell miteinander zu kollaborieren.“
Jens Grohmann, Grohmann & Partner

Häufigster Wunsch derzeit ist eine noch tiefere Verzahnung mit der Lohnbuchhaltung. Daran arbeiten wir.

28. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können?

docunest wird von der docunest GmbH entwickelt, einem Team aus Steuerberatern und Softwareentwicklern. Zur Geschäftsführung gehören Baktash Hossainzadeh und der Steuerberater Sidney Nik, LL.M. Das Fachwissen kommt damit nicht aus Marktbeobachtung, sondern aus der eigenen Kanzleipraxis.

Über 50 Kanzleien arbeiten produktiv mit docunest. Wir sind offizieller DATEV-Schnittstellenanbieter und mit dem Siegel „Software Hosted in Germany 2026″ ausgezeichnet, die Verarbeitung findet ausschließlich in Deutschland statt.

Unsere Position im Markt beschreiben wir bewusst eng. docunest tritt nicht gegen die großen Kanzleisuiten an, die Finanzbuchhaltung, Lohn und Deklaration abdecken. Wir stehen in dem Segment, in dem Kanzleien heute typischerweise zwei Produkte einsetzen: ein Mandantenportal für die Zusammenarbeit und ein spezialisiertes Werkzeug für die KI-Kontierung. Uns ist derzeit kein weiterer Anbieter bekannt, der beides in einem System abbildet und den Beleg vom Upload des Mandanten bis zum Buchungsstapel durchführt. Genau dort wollen wir die erste Wahl sein.

29. Schlussplädoyer: Für welche Steuerberaterkanzleien (Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Software besonders gut – und für welche eher weniger?

Besonders gut geeignet ist docunest für:

• • • DATEV-Kanzleien mit 2 bis 50 Mitarbeitern, bei denen viel Zeit in der Belegvorbereitung und in der Kommunikation mit dem Mandanten liegt. Der Nutzen ist dort am größten, wo viele kleine und mittlere Mandate laufen, weil sich Automatisierung genau bei den Mandaten rechnet, die einzeln betrachtet wenig Honorar tragen.
    • Ebenfalls gut passt docunest für Kanzleien, die ihren Mandanten mehr anbieten wollen als den Jahresabschluss: ein Portal mit eigener Marke, laufende Auswertungen, digitale Freizeichnung oder Zeiterfassung als eigenständige Leistung.
    • Und für Kanzleien, die eine Software erst im eigenen Alltag prüfen wollen, bevor sie sich binden. 30 Tage Test und monatliche Kündbarkeit sind dafür gemacht.

Weniger geeignet ist docunest für:

• • • Kanzleien, die eine einzige Software für alles suchen, inklusive Deklaration, Jahresabschluss und Lohnabrechnung. Diese Bereiche deckt docunest nicht ab und wird es auch nicht tun.
    • Kanzleien, die nicht mit der DATEV arbeiten, verlieren den größten Teil des Nutzens, weil die Stammdaten-, DMS- und Buchungsstapel-Integration den Kern der Zeitersparnis ausmacht.
    • Und Kanzleien, deren Auswahl über die Größe des Anbieters läuft. Mit über 50 Kanzleien sind wir jünger als die etablierten Häuser. Wer eine vierstellige Referenzliste braucht, um sich sicher zu fühlen, ist bei uns noch nicht richtig. Wer dagegen möchte, dass seine Anforderung in Wochen im Produkt landet, ist es sehr wohl.

Abschließende Bemerkungen / Ergänzungen

Drei Punkte, die im Fragebogen nicht vorkommen und für die Einordnung von docunest wesentlich sind:

1. Die Vorerfassung ist der eigentliche Engpass, nicht die Deklaration. In den Kanzleien, mit denen wir arbeiten, liegt der größere Teil der Arbeitszeit nicht in der Erstellung der Erklärung, sondern davor: Belege beschaffen, sortieren, vorkontieren, beim Mandanten nachfassen. Dieser Bereich ist in der klassischen Kanzleisoftware am schwächsten abgedeckt, weil sie historisch von der Deklaration her gedacht wurde. Genau dort setzt docunest an.
2. Der Fragebogen fragt nicht nach der Sicht des Mandanten. Sie entscheidet aber darüber, ob eine Digitalisierung in der Kanzlei ankommt. Ein Portal, für das der Mandant sich ein weiteres Passwort merken muss, wird nicht benutzt, und dann landen die Belege wieder im Schuhkarton. Deshalb läuft der Zugang bei docunest über einen Magic-Link per E-Mail, ohne zusätzliches Konto, und es gibt eine native App für iOS und Android.
3. Steuerberater im Gründerteam. Mitgründer Sidney Nik, LL.M., ist Steuerberater und bringt die Praxis aus der eigenen Kanzlei ein. Kontenrahmen-Logik, StBVV-Berechnung, ArbZG-Regeln und die Bescheidprüfung sind daher nicht aus der Fachliteratur rekonstruiert, sondern aus der Praxis heraus spezifiziert und in der Praxis geprüft.